rezervačný systém pre exkurzie a prehliadky

Ponúknite zákazníkom rezerváciu na pevne daný časový úsek s obmedzenou kapacitou – ideálne tam, kde je potrebné, aby sa jednej akcie mohlo zúčastniť viac ľudí, ale zároveň nie viac, než dokážete obslúžiť.

Pri termíne typu Celý jeden termín si zákazník vždy rezervuje celý stanovený termín, teda pevný časový úsek od – do, bez možnosti voľby vlastného času. Typicky ide o termín s vyššou kapacitou, ktorý sa koná v pevne danom čase – hodí sa pre športové akcie a lekcie, semináre, prednášky, koncerty, vernisáže, jednorazové kurzy, workshopy alebo prehliadky.

Pri tomto type možno zapnúť aj funkciu tzv. náhradníkov, kedy zákazník aj po vyčerpaní dostupnej kapacity môže prejaviť záujem o rezerváciu. Termín podporuje aj vytváranie opakovaných rezervácií a tiež podporuje online udalosti.

Nenechajte zákazníkov vytvárať rezervácie online, ale rozhodnite sami, ktorú rezerváciu schválite – to je užitočné všade tam, kde je potrebné žiadosť o rezerváciu najskôr posúdiť, než zákazníkovi termín skutočne priradíte.

Funkcia schvaľovania rezervácií mení štandardný proces tak, že rezervácia vytvorená zákazníkom nevznikne rovno ako schválená, ale najskôr čaká na vaše schválenie v administrácii. Zákazník po vytvorení rezervácie dostane informáciu, že jeho rezervácia čaká na schválenie, a definitívne potvrdenie (prípadne aj výzvu na online platbu) dostane až vo chvíli, keď rezerváciu sami schválite, alebo naopak zamietnete.

Toto sa hodí všade tam, kde chcete mať nad obsadenosťou termínov plnú kontrolu – napríklad pri individuálnych konzultáciách, kde si potrebujete najskôr overiť vhodnosť termínu, pri službách vyžadujúcich zaistenie nadväzujúcich potrieb, alebo tam, kde chcete zamedziť náhodným či nevhodným rezerváciám.

Zistite o zákazníkoch všetko potrebné už pri rezervácii – rozšírte štandardný formulár o vlastné polia a prispôsobte formulár konkrétnemu termínu i typu služby.

Vlastné rezervačné formuláre umožňujú doplniť štandardný rezervačný formulár (meno, e-mail, telefón) o ľubovoľné ďalšie polia podľa potrieb vášho podnikania – od zaškrtávacích políčok cez výber z možností, zadávanie textu až po nahranie súboru (napr. fotka zákazníka alebo scan potvrdenia). Možné je aj zadávanie špecializovaných údajov, kedy sa systém postará o kontrolu ich správneho formátu.

Jednotlivé vlastné polia je možné vyžadovať ako povinné alebo ich zobrazovať až na základe rezervovanej kapacity či skôr zvolenej hodnoty. Špeciálnu skupinu potom tvoria formulárové polia, ktoré ovplyvňujú cenu rezervácie – typicky je tak jednoduché riešiť napr. príplatok za zapožičanie vybavenia, zľavu pre členov alebo úpravu ceny pri nadštandardnom rozsahu poskytnutej služby.

Formulár možno priradiť jednotlivému termínu, alebo nastaviť globálne tak, aby platil automaticky pre všetky termíny na rezervačnej stránke. Práca s vlastnými formulármi je teda veľmi jednoduchá a zároveň ponúka veľmi široké možnosti využitia.

Dáta zadané v rámci vlastného rezervačného formulára sa ukladajú ako súčasť konkrétnej rezervácie a možno ich tiež zahrnúť do exportu do Excelu a ďalej s nimi podľa potreby pracovať.

Nechajte rezervačný systém automaticky strážiť, aby sa vám nikdy neprekrývali dve rezervácie v rovnakom čase, ak využívajú rovnaký zdroj. Vďaka stráženiu kolízií nie je problém vytvoriť zložitú ponuku termínov a služieb, a zároveň zaistiť efektívne riadenie rezervácií na rovnaký časový okamih.

Zdroje (služba, zamestnanec, miesto) slúžia v systéme reenio nielen ako informačný základ pre ponuku termínov, ich filtrovanie a navigáciu, ale aj ako dôležitý prvok automatizácie celého rezervačného procesu. Vďaka stráženiu kolízií v čase systém automaticky vyhodnotí, či je v danom čase možné rezerváciu vytvoriť, alebo či by došlo ku kolízii kvôli obsadenosti použitých zdrojov – napríklad ak by mala byť sauna v rovnakom čase obsadená inou rezerváciou, ale s inou využitou službou.

Ak chcete rezervovať naozaj efektívne a chcete svojim zákazníkom ponúknuť rôzne možnosti, služby, ceny atď., tak stráženie kolízií je určite funkcia, ktorú sa oplatí správne pochopiť a uchopiť. Napríklad, ak máte pneuservis a autoumyváreň s 3 garážami, tak vďaka stráženiu kolízií môžete ponúknuť rôzne služby (termíny) naprieč garážami a ak si zákazník zarezervuje jednu službu v garáži 1, žiadna ďalšia rezervácia na rovnaký čas už pre garáž 1 nemôže vzniknúť. A práve toto ustráži rezervačný systém automaticky.

Stráženie kolízií je dostupné takmer pre všetky typy termínov. Nie je ho možné použiť na stráženie kolízií na úrovni jednotlivých miest v mape sedadiel.

Rezervačný systém vie automaticky informovať zákazníkov, ale aj správcov a zamestnancov, o dianí okolo rezervácií – odosielanie systémových upozornení si nastavíte podľa svojich potrieb a spôsobu fungovania.

Systémové upozornenia sú automatické e-maily a SMS správy, ktoré systém odosiela v mene vašej rezervačnej stránky bez akéhokoľvek ďalšieho zásahu z vašej strany. Patrí sem potvrdenie úspešnej rezervácie, potvrdenie zrušenia, potvrdenie platby, schválenie rezervácie, PDF s rezervačnými kódmi, upozornenie na blížiaci sa termín konania a ďalšie.

V nastavení si pri jednotlivých typoch udalostí určíte, akým kanálom sa majú posielať – e-mailom, SMS, alebo oboma – a prípadne aj s akým predstihom. Napríklad upozornenie na blížiace sa konanie môže odísť 24 hodín a zároveň 3 hodiny vopred. Odoslanie samozrejme predpokladá, že máte k dispozícii zodpovedajúce kontaktné údaje zákazníka.

• Pre zákazníkov

  Všetka komunikácia a informácie smerom od systému k zákazníkovi, vrát. pripomenutia, aby rezervácia zbytočne neprepadla.

• Pre správcov

  Na zabezpečenie základného prehľadu o dianí v systéme bez potreby jeho neustálej kontroly a prihlasovania sa do administrácie.

• Pre zamestnancov

  Ideálne, pokiaľ je potrebné upozorniť konkrétneho zamestnanca, že na jeho služby vznikla rezervácia a musí s tým počítať.

Na rozdiel od vlastných správ ide v tomto prípade o správy s pevne daným obsahom zohľadňujúcim informácie o rezervácii – ich obsah či podobu nemožno voľne upravovať, len nastaviť, kedy a komu sa majú posielať.

Veďte si prehľadnú databázu zákazníkov s históriou rezervácií a celým radom nadväzujúcich nástrojov. Systém reenio automaticky vytvára databázu zákazníkov na základe uskutočnených rezervácií alebo priamo registrácie. Registrovaný zákazník získava možnosť prihlásenia a správy svojich rezervácií priamo v prostredí rezervačnej stránky. Ak sa využíva zákaznícky kredit, potom v rámci svojho účtu vidí zostatok a môže si ho online dobíjať.

Rezerváciu možno podľa nastavenia umožniť aj bez registrácie, len zadaním e-mailu či telefónneho čísla, čo je vhodné najmä tam, kde sa nepredpokladá pravidelné a časté využívanie rezervačného systému jedným konkrétnym zákazníkom.

Kvalitne vedená a rozsiahla databáza zákazníkov je dôležitým marketingovým nástrojom. Systém ponúka možnosť hromadného rozosielania e-mailových alebo SMS správ, čo je vhodné na oslovenie zákazníkov s novou ponukou, zľavovou akciou, ale aj prevádzkovými informáciami či v rámci krízového manažmentu.

Súčasťou databázy zákazníkov sú samozrejme osobné údaje, čo dnes vyžaduje určitý režim práce s nimi a tiež ich ochrany. Rezervačný systém umožňuje nastaviť automatické mazanie osobných údajov po uplynutí zvolenej doby a eviduje aj žiadosti zákazníkov o výmaz údajov. Toto tak uľahčuje plnenie požiadaviek GDPR vo väzbe na pravidlá definované v rámci konkrétneho podnikania.

Ak potrebujete zákaznícku databázu importovať z iného systému alebo ručne spravovanej tabuľky, nie je to žiadny problém – existujúci zoznam zákazníkov možno do systému reenio jednoducho a inteligentne naimportovať.

Získavajte od zákazníkov potrebné dokumenty priamo v priebehu rezervácie – súhlasy, potvrdenia, fotografie alebo iné súbory, ktoré potom máte vždy poruke ku konkrétnej rezervácii či zákazníkovi. Podobne je možné ukladať si dokumenty aj ku konkrétnemu zákazníkovi a mať tak ucelený profil a jeho históriu.

Funkcia úložiska umožňuje zákazníkom nahrávať a systému ukladať súbory naviazané na konkrétnu rezerváciu alebo zákaznícky profil. Typickým využitím sú rôzne potvrdenia, plné moci, fotografie alebo kópie dokladov potrebných na poskytnutie služby – všetko, čo uľahčí komunikáciu i samotný priebeh poskytnutia služby, pretože dokumenty máte k dispozícii už v okamihu rezervácie.

Nahrávanie súborov sa do rezervačného formulára dopĺňa pomocou vlastných formulárov ako samostatná formulárová položka. Súbor možno získať aj v procese registrácie zákazníka, obdobným rozšírením registračného formulára. Ďalšou možnosťou je správa súborov priamo v administrácii, kedy je možné s nimi typicky pracovať v rámci detailu konkrétneho zákazníka.

Synchronizácia kalendára umožňuje prepojiť systém reenio s externým kalendárom. Typické je prepojenie s Google Kalendárom a nastavuje sa jednoducho cez prihlásenie vaším Google účtom a povolením prístupu.

Vytvorené rezervácie v systéme reenio sa objavia vo vašom kalendári, ale naopak rezervácie z vašich udalostí v Google kalendári nevznikajú (rezervačný proces je natoľko komplexný, že udalosť v kalendári nestačí). Opačným smerom, teda z Google Kalendára do systému reenio, teda možno synchronizovať iba obmedzene – udalosti môžu byť synchronizované ako blokácie času, takže na daný dátum a čas už nepôjde vytvoriť ďalšiu novú rezerváciu.

Ak ponúkate služby v režime pravidelných časových intervalov (60 minút, 90 minút atď.), tak toto je ideálny typ termínu, ktorý ponúkne jednoduchú a prehľadnú rezerváciu.

Typ termínu Interval umožňuje definovať časový rozsah v rámci jedného dňa a ten rozdeliť na menšie pravidelné úseky. Zákazník si na rezervačnej stránke volí tieto konkrétne časové úseky, ktoré na seba môžu aj nadväzovať a tým si predĺži svoju rezerváciu podľa definovaných pravidiel.

Tento typ termínu sa typicky hodí pre športoviská a športové areály, poradenské a konzultačné služby, wellness alebo saunu.