rezervačný systém pre
vaše podnikanie

Nechajte rezervačný systém automaticky strážiť, aby sa vám nikdy neprekrývali dve rezervácie v rovnakom čase, ak využívajú rovnaký zdroj. Vďaka stráženiu kolízií nie je problém vytvoriť zložitú ponuku termínov a služieb, a zároveň zaistiť efektívne riadenie rezervácií na rovnaký časový okamih.

Zdroje (služba, zamestnanec, miesto) slúžia v systéme reenio nielen ako informačný základ pre ponuku termínov, ich filtrovanie a navigáciu, ale aj ako dôležitý prvok automatizácie celého rezervačného procesu. Vďaka stráženiu kolízií v čase systém automaticky vyhodnotí, či je v danom čase možné rezerváciu vytvoriť, alebo či by došlo ku kolízii kvôli obsadenosti použitých zdrojov – napríklad ak by mala byť sauna v rovnakom čase obsadená inou rezerváciou, ale s inou využitou službou.

Ak chcete rezervovať naozaj efektívne a chcete svojim zákazníkom ponúknuť rôzne možnosti, služby, ceny atď., tak stráženie kolízií je určite funkcia, ktorú sa oplatí správne pochopiť a uchopiť. Napríklad, ak máte pneuservis a autoumyváreň s 3 garážami, tak vďaka stráženiu kolízií môžete ponúknuť rôzne služby (termíny) naprieč garážami a ak si zákazník zarezervuje jednu službu v garáži 1, žiadna ďalšia rezervácia na rovnaký čas už pre garáž 1 nemôže vzniknúť. A práve toto ustráži rezervačný systém automaticky.

Stráženie kolízií je dostupné takmer pre všetky typy termínov. Nie je ho možné použiť na stráženie kolízií na úrovni jednotlivých miest v mape sedadiel.

Automatizujte komunikáciu so zákazníkmi presne podľa svojich potrieb – od upomienok cez dotazníky spokojnosti až po marketingové ponuky, a to formou e-mailov či SMS správ. Možnosti vlastných správ sú však oveľa širšie. Pomocou vlastných správ je možné notifikovať externý systém či zariadenie alebo informovať správcu či zamestnancov.

Vlastné správy umožňujú nastaviť odosielanie správ naviazaných na konkrétnu udalosť v rezervačnom procese a zodpovedajúci okamih v čase. Udalosť môže byť automatická (vytvorenie rezervácie, koniec konania rezervácie a pod.) alebo naviazaná na ručnú zmenu stavu rezervácie v administrácii či mobilnej aplikácii.

• E-mail

  Základný typ vlastnej správy, kedy sa odosiela textová e-mailová správa s vlastným obsahom.

• SMS

  Populárny typ správy, ktorá je síce obmedzená svojou veľkosťou a formátom, ale zase má väčšiu istotu doručenia.

• Webhook

  Technické riešenie na notifikáciu externého systému o tom, že nastala nejaká udalosť. Typicky pre rôzne automatizácie.

• Mobilná aplikácia

  Rýchla možnosť zaslania upozornenia priamo do konkrétnej mobilnej aplikácie reenio.

• Smartemailing

  Ak nestačí jednoduchý textový obsah e-mailovej správy, je možné využiť šablóny a odosielanie pomocou nástroja Smartemailing.

Na rozdiel od systémových notifikácií, ktoré majú pevne daný obsah a štruktúru, pri vlastných správach si sami určujete obsah a účel použitia – typicky ide o poďakovanie či prosbu o spätnú väzbu po skončení termínu, upomienku pred blížiacim sa termínom, marketingovú ponuku, inštrukcie k rezervácii, prianie k narodeninám či meninám (aj s darčekovým poukazom) alebo pripomenutie sa zákazníkovi, ktorý sa dlho nerezervoval.

Obsah vlastných správ môže obsahovať aj tzv. zástupné premenné, ktoré sa pri samotnom odoslaní správy nahradia zodpovedajúcou hodnotou, napr. menom zákazníka, časom začiatku rezervácie. Vlastné správy sa k termínom priraďujú cez skupiny správ, takže nie je potrebné nastavovať pravidlá pre každý termín zvlášť a zároveň sa zachováva flexibilita pre rôzne situácie a potreby.

Špecialitou niektorých typov správ a konkrétnych udalostí je možnosť doplniť vlastnú správu o dynamické prvky – dotazník spokojnosti alebo vygenerovaný kód poukazu. Tu je len na vás, ako tieto možnosti zaintegrujete do svojich marketingových aktivít a činností.

Dostaňte dáta o rezerváciách a zákazníkoch jednoducho mimo systém reenio a môžete s nimi ďalej pracovať v Exceli, pomocou AI alebo ich využiť na import do ďalších systémov, napr. pre e-mailový marketing.

Prehľady rezervácií i zákazníkov možno kedykoľvek jednoducho exportovať do Excelu, a to aj s dátami z vlastných rezervačných a registračných formulárov.

Okrem jednoduchého exportu dát možno rezervačný systém prepojiť s ďalšími systémami aj pomocou API alebo webhookov, a odovzdávať tak dáta programovo a v reálnom čase, rovnako ako s nimi pracovať na úrovni ich dátovej štruktúry.

Rezervačný systém vie automaticky informovať zákazníkov, ale aj správcov a zamestnancov, o dianí okolo rezervácií – odosielanie systémových upozornení si nastavíte podľa svojich potrieb a spôsobu fungovania.

Systémové upozornenia sú automatické e-maily a SMS správy, ktoré systém odosiela v mene vašej rezervačnej stránky bez akéhokoľvek ďalšieho zásahu z vašej strany. Patrí sem potvrdenie úspešnej rezervácie, potvrdenie zrušenia, potvrdenie platby, schválenie rezervácie, PDF s rezervačnými kódmi, upozornenie na blížiaci sa termín konania a ďalšie.

V nastavení si pri jednotlivých typoch udalostí určíte, akým kanálom sa majú posielať – e-mailom, SMS, alebo oboma – a prípadne aj s akým predstihom. Napríklad upozornenie na blížiace sa konanie môže odísť 24 hodín a zároveň 3 hodiny vopred. Odoslanie samozrejme predpokladá, že máte k dispozícii zodpovedajúce kontaktné údaje zákazníka.

• Pre zákazníkov

  Všetka komunikácia a informácie smerom od systému k zákazníkovi, vrát. pripomenutia, aby rezervácia zbytočne neprepadla.

• Pre správcov

  Na zabezpečenie základného prehľadu o dianí v systéme bez potreby jeho neustálej kontroly a prihlasovania sa do administrácie.

• Pre zamestnancov

  Ideálne, pokiaľ je potrebné upozorniť konkrétneho zamestnanca, že na jeho služby vznikla rezervácia a musí s tým počítať.

Na rozdiel od vlastných správ ide v tomto prípade o správy s pevne daným obsahom zohľadňujúcim informácie o rezervácii – ich obsah či podobu nemožno voľne upravovať, len nastaviť, kedy a komu sa majú posielať.

Poskytnite zákazníkom výber konkrétneho miesta priamo v mape sály, reštaurácie alebo parkoviska – či už na celý termín, alebo len na vybraný časový úsek.

Tento typ termínu umožňuje vytvoriť mapu konkrétnych miest a ďalších prvkov, z ktorých si zákazník sám vyberie, kde chce sedieť, stáť, zaparkovať auto a pod. Rezervovať možno potom dvoma spôsobmi: buď na celý termín naraz (klasický predaj vstupeniek na akciu s konkrétnym miestom), alebo formou ľubovoľného časového úseku, kedy si zákazník k miestu zvolí aj konkrétny čas od a do (napr. rezervácia miesta v reštaurácii alebo na parkovisku). Hodí sa pre koncerty, plesy, divadlá, kiná, reštaurácie, prenájom miestností, zdieľané kancelárie alebo parkovacie miesta.

Silným prvkom tohto termínu je tiež cenotvorba, kedy sa cena odvíja od kategórie miesta v mape, ku ktorej možno ďalej doplniť aj cenové varianty alebo podmienené ceny. V spojení s generovaním samostatného rezervačného kódu pre každé rezervované miesto tak vznikne pre jednotlivé miesta vždy samostatná vstupenka s označením konkrétneho miesta v mape, takže možno jednoducho odbaviť jednotlivých účastníkov oddelene.

Veďte si prehľadnú databázu zákazníkov s históriou rezervácií a celým radom nadväzujúcich nástrojov. Systém reenio automaticky vytvára databázu zákazníkov na základe uskutočnených rezervácií alebo priamo registrácie. Registrovaný zákazník získava možnosť prihlásenia a správy svojich rezervácií priamo v prostredí rezervačnej stránky. Ak sa využíva zákaznícky kredit, potom v rámci svojho účtu vidí zostatok a môže si ho online dobíjať.

Rezerváciu možno podľa nastavenia umožniť aj bez registrácie, len zadaním e-mailu či telefónneho čísla, čo je vhodné najmä tam, kde sa nepredpokladá pravidelné a časté využívanie rezervačného systému jedným konkrétnym zákazníkom.

Kvalitne vedená a rozsiahla databáza zákazníkov je dôležitým marketingovým nástrojom. Systém ponúka možnosť hromadného rozosielania e-mailových alebo SMS správ, čo je vhodné na oslovenie zákazníkov s novou ponukou, zľavovou akciou, ale aj prevádzkovými informáciami či v rámci krízového manažmentu.

Súčasťou databázy zákazníkov sú samozrejme osobné údaje, čo dnes vyžaduje určitý režim práce s nimi a tiež ich ochrany. Rezervačný systém umožňuje nastaviť automatické mazanie osobných údajov po uplynutí zvolenej doby a eviduje aj žiadosti zákazníkov o výmaz údajov. Toto tak uľahčuje plnenie požiadaviek GDPR vo väzbe na pravidlá definované v rámci konkrétneho podnikania.

Ak potrebujete zákaznícku databázu importovať z iného systému alebo ručne spravovanej tabuľky, nie je to žiadny problém – existujúci zoznam zákazníkov možno do systému reenio jednoducho a inteligentne naimportovať.

Organizujete akcie prístupné iba online? Predávajte vstup na webináre, online kurzy alebo iné akcie prebiehajúce čisto online a majte pod kontrolou, kto sa k tomuto obsahu skutočne dostane.

Doplnok termínu typu Celý jeden termín alebo Poukaz umožňuje efektívne vytvoriť rezerváciu či predať vstupenku na akciu, ktorá neprebieha fyzicky, ale formou online prenosu alebo komunikácie – typicky webinár, online workshop, koncert, divadelné predstavenie, stretnutie či online výučba.

Podporované sú platformy ako Youtube, Zoom či Vimeo, ktoré je možné integrovať cez rezervačnú stránku do zabezpečeného prehrávača. Táto ochrana obsahu funguje tak, že zákazník k online termínu pristupuje cez svoj rezervačný kód. Kód rezervácie je využiteľný počas celého trvania termínu a prípadne možno nastaviť aj predĺženie. Dôležité je, že online obsah je prístupný iba s zodpovedajúcim obmedzením a pomocou integrácie do rezervačnej stránky, nie na samotnej online platforme.

Rezervačný systém reenio je prevádzkovaný primárne v cloude Microsoft Azure, jednom z najrozšírenejších a najdôkladnejšie preverených cloudových riešení na svete. Prevádzka v cloude znamená, že sa nemusíte starať o vlastné servery, ich údržbu ani zálohovanie dát – o infraštruktúru, dostupnosť a bezpečnosť sa stará Microsoft, ktorý do výkonu, zabezpečenia a certifikácií platformy Azure dlhodobo investuje. Niektoré vybrané služby sú prevádzkované aj na platforme Amazon Web Services (AWS).

Platforma Microsoft Azure bola ako prvé cloudové riešenie v ČR preverené a zapísané do katalógu cloud computingu eGovernmentu s najvyššou dosiahnuteľnou bezpečnostnou úrovňou BÚ3. Prevádzka v takto preverenom prostredí prináša vyššiu odolnosť proti útokom či výpadkom, moderné zabezpečenie dát i priebežné bezpečnostné aktualizácie už na úrovni samotnej platformy.

Vďaka cloudovej prevádzke je rezervačný systém dostupný odkiaľkoľvek s pripojením na internet a dokáže pružne reagovať na rastúce nároky – či už ide o počet zákazníkov, rezervácií alebo objem dát.

Prevádzkujte na jednej rezervačnej stránke ľubovoľne pestrú ponuku služieb – jednorazové akcie, opakujúce sa kurzy, prenájom priestorov i predaj vstupeniek súčasne? Rezervačný systém reenio vie pokryť aj tieto komplexné modely podnikania.

Rezervačný systém reenio nie je obmedzený len na jediný typ ponuky – v rámci jednej stránky si môžete vytvoriť ľubovoľné množstvo zdrojov (miest, služieb, zamestnancov) a ku každému z nich priradiť termíny toho typu, ktorý danej ponuke najlepšie vyhovuje. Vedľa seba tak môže fungovať napríklad hodinový prenájom kurtu cez intervalové termíny, mesačný kurz jogy ako celá sekvencia, jednorazový seminár ako celý jeden termín i predaj permanentiek alebo darčekových poukazov – všetko na jednej rezervačnej stránke a v jednej administrácii.

Prehľadnosť takto pestrej ponuky zaisťuje rozcestník, ktorý možno nastaviť ako viacstupňový a zákazníka ním previesť krok za krokom (napr. najprv výber služby, potom zamestnanca alebo pobočky).

V neposlednom rade vďaka stráženiu kolízií v čase navyše systém sám ustráži, že sa rovnaký zdroj (napr. konkrétny zamestnanec alebo miestnosť) neocitne v dvoch rezerváciách súčasne, aj keď je využívaný naprieč rôznymi typmi termínov a zdrojov.

Oslovte a komunikujte so svojimi zákazníkmi v ich jazyku, či už rezervujú z Česka, Slovenska alebo zo zahraničia – rezervačnú stránku i celú administráciu možno prevádzkovať vo viacerých jazykových verziách súčasne. Pre administráciu sú dostupné 4 podporované jazyky, pre rezervačnú stránku potom 7 jazykov na možnú lokalizáciu.

Vlastný obsah, ktorý si do systému zadávate sami (obchodné podmienky, popisy zdrojov, názvy termínov, informácie na úvodnej stránke a pod.), je potrebné preložiť a zaistiť z vašej strany. Systém ponúka prehľadný spôsob, ako spravovať informácie vo viacerých jazykoch.

Ponúknite zákazníkom možnosť uložiť si ich vstupenku, rezerváciu alebo poukaz priamo do mobilu do aplikácie, ktorú poznajú a používajú – Apple Wallet alebo Google Wallet.

Systém reenio umožňuje zákazníkom pridať si QR kód rezervácie či vstupenky priamo do Apple alebo Google systémových peňaženiek, takže zákazník nemusí dohľadávať potvrdzovací e-mail alebo tlačiť doklad, kód má uložený rovno v mobile, odkiaľ ho pri vstupe ľahko nájde.

Rovnakú možnosť možno využiť aj pri poukazoch – teda QR kódoch pre darčekové poukazy, zľavové kódy i permanentky. Pri poukaze s postupným čerpaním má toto riešenie aj jednu obrovskú výhodu, a to v tom, že zákazník priamo vo svojej peňaženke v mobile vidí aj aktuálny zostatok.

Pre zákazníka ide teda predovšetkým o pohodlie a menšie riziko, že vstupenku či poukaz stratí alebo zabudne – pre vás o niečo plynulejšie a rýchlejšie odbavenie vstupeniek a poukazov.

Rezervácia v systéme reenio nemusí znamenať len zarezervovaný termín v kalendári, ale aj vstupenku. Ide len o iný pohľad na to, čo zákazníkom ponúkate, čo si kupujú a ako to potom všetko prebieha.

Každá rezervácia v sebe nesie všetko, čo by ste čakali od vstupenky – jedinečný kód, QR kód na rýchle odbavenie a informáciu o čase a o tom, na čo presne ju možno využiť. Z tohto pohľadu je predaj vstupeniek základným modelom využitia rezervačného systému. Vstupenka sa často chápe ako nejaký dokument, ktorý napr. zodpovedá vizuálu akcie a obsahuje aj doplňujúce informácie. To všetko je možné zaistiť aj v systéme reenio, kedy je možné vytvoriť si vlastný vzhľad potvrdenia rezervácie = vzhľad a obsah vstupenky.

Vstupenku zákazník dostane obratom po zaplatení e-mailom, môže si ju uložiť do Apple alebo Google peňaženky a pri vstupe ju jednoducho naskenujete mobilnou aplikáciou. Ak chcete predávať vstupenky na akcie, nie je to teda nič viac než rezervácia s online platbou a vlastným vzhľadom potvrdenia.