rezervačný systém pre
vaše podnikanie

Prispôsobte si rezervačný systém podľa svojho podnikania – či prevádzkujete športovisko, kozmetický salón, požičovňu, alebo organizujete vzdelávacie kurzy, systém dokáže flexibilne reagovať na rôzne potreby a predstavy spojené s konkrétnym typom podnikania. Samozrejme, stále ide o univerzálny cloudový systém a nie riešenie na mieru, takže niektoré špecifické predstavy fungovania, vzhľadu atď. nemusia byť reálne pokryteľné.

Systém ponúka širokú škálu nastavení, vďaka ktorým je možné jednoduchšie prispôsobiť rezervovanie práve vašim zákazníkom a podnikaniu. Základom flexibility sú rôzne typy termínov (Celý jeden termín, Intervaly, Celá sekvencia, Ľubovoľný čas, Viacdenný, Poukaz, Rezervácia miesteniek), z ktorých je možné vybrať si ten najvhodnejší – od jednorazových workshopov cez hodinové prenájmy športovísk až po viacdenné pobyty alebo predaj vstupeniek na akcie.

Na tento základ potom nadväzuje rad ďalších nastavení, ktorými možno proces ďalej doladiť: vlastné rezervačné formuláre na zber špecifických údajov, rôzne typy cien a zliav, online platby i platby kreditom, schvaľovanie rezervácií, náhradníci, stráženie kolízií medzi zdrojmi, alebo automatizovaná komunikácia pomocou systémových a vlastných správ. Vďaka používateľským rolám možno zapojiť aj celý tím so správne nastavenými oprávneniami a cez API či webhooky prepojiť rezervačný systém s ďalšími systémami podľa potreby.

Systém tak rastie spolu s podnikaním – od jednoduchého nasadenia s minimom nastavení až po komplexné riešenie využívajúce väčšinu dostupných funkcií naraz.

Organizujete akcie prístupné iba online? Predávajte vstup na webináre, online kurzy alebo iné akcie prebiehajúce čisto online a majte pod kontrolou, kto sa k tomuto obsahu skutočne dostane.

Doplnok termínu typu Celý jeden termín alebo Poukaz umožňuje efektívne vytvoriť rezerváciu či predať vstupenku na akciu, ktorá neprebieha fyzicky, ale formou online prenosu alebo komunikácie – typicky webinár, online workshop, koncert, divadelné predstavenie, stretnutie či online výučba.

Podporované sú platformy ako Youtube, Zoom či Vimeo, ktoré je možné integrovať cez rezervačnú stránku do zabezpečeného prehrávača. Táto ochrana obsahu funguje tak, že zákazník k online termínu pristupuje cez svoj rezervačný kód. Kód rezervácie je využiteľný počas celého trvania termínu a prípadne možno nastaviť aj predĺženie. Dôležité je, že online obsah je prístupný iba s zodpovedajúcim obmedzením a pomocou integrácie do rezervačnej stránky, nie na samotnej online platforme.

Ak ponúkate služby v režime pravidelných časových intervalov (60 minút, 90 minút atď.), tak toto je ideálny typ termínu, ktorý ponúkne jednoduchú a prehľadnú rezerváciu.

Typ termínu Interval umožňuje definovať časový rozsah v rámci jedného dňa a ten rozdeliť na menšie pravidelné úseky. Zákazník si na rezervačnej stránke volí tieto konkrétne časové úseky, ktoré na seba môžu aj nadväzovať a tým si predĺži svoju rezerváciu podľa definovaných pravidiel.

Tento typ termínu sa typicky hodí pre športoviská a športové areály, poradenské a konzultačné služby, wellness alebo saunu.

Rezervácia v systéme reenio nemusí znamenať len zarezervovaný termín v kalendári, ale aj vstupenku. Ide len o iný pohľad na to, čo zákazníkom ponúkate, čo si kupujú a ako to potom všetko prebieha.

Každá rezervácia v sebe nesie všetko, čo by ste čakali od vstupenky – jedinečný kód, QR kód na rýchle odbavenie a informáciu o čase a o tom, na čo presne ju možno využiť. Z tohto pohľadu je predaj vstupeniek základným modelom využitia rezervačného systému. Vstupenka sa často chápe ako nejaký dokument, ktorý napr. zodpovedá vizuálu akcie a obsahuje aj doplňujúce informácie. To všetko je možné zaistiť aj v systéme reenio, kedy je možné vytvoriť si vlastný vzhľad potvrdenia rezervácie = vzhľad a obsah vstupenky.

Vstupenku zákazník dostane obratom po zaplatení e-mailom, môže si ju uložiť do Apple alebo Google peňaženky a pri vstupe ju jednoducho naskenujete mobilnou aplikáciou. Ak chcete predávať vstupenky na akcie, nie je to teda nič viac než rezervácia s online platbou a vlastným vzhľadom potvrdenia.

Systém reenio prechádza priebežným a neustálym vývojom, vďaka ktorému pribúdajú nové funkcie, integrácie s ďalšími nástrojmi a zariadeniami i vylepšenia existujúcich funkcií a prvkov administrácie či rezervačnej stránky. Vývoj sleduje tak potreby používateľov a ich podnikania, ako aj dianie vo svete technológií – nové technické riešenia či webové technológie sa do systému postupne zapracúvajú tak, aby s nimi mohol každý používateľ efektívne pracovať.

Vývoj zároveň automaticky reaguje na aktuálne formálne a legislatívne požiadavky, napríklad v oblasti ochrany osobných údajov (GDPR) alebo na povinnosti spojené s hlásením závadného obsahu alebo online odstúpením od zmluvy. Vďaka tomu môžete rezervačný systém prevádzkovať v súlade s aktuálnymi pravidlami bez toho, aby ste museli sami sledovať a riešiť každú legislatívnu zmenu.

Vďaka koncepcii systému, ktorá pre svoju prevádzku využíva cloudové technológie a funguje formou SaaS (Software as a Service), tak vždy platí, že nové funkcie či aktualizácie sú dostupné pre všetkých používateľov. Dostupnosť týchto funkcií a úprav je vždy automatická a používateľ nemusí robiť žiadnu aktualizáciu systému ani inštaláciu.

Prehľad noviniek a aktuálnych zmien nájdete priebežne v dokumentácii alebo v administrácii systému.

Automatizujte komunikáciu so zákazníkmi presne podľa svojich potrieb – od upomienok cez dotazníky spokojnosti až po marketingové ponuky, a to formou e-mailov či SMS správ. Možnosti vlastných správ sú však oveľa širšie. Pomocou vlastných správ je možné notifikovať externý systém či zariadenie alebo informovať správcu či zamestnancov.

Vlastné správy umožňujú nastaviť odosielanie správ naviazaných na konkrétnu udalosť v rezervačnom procese a zodpovedajúci okamih v čase. Udalosť môže byť automatická (vytvorenie rezervácie, koniec konania rezervácie a pod.) alebo naviazaná na ručnú zmenu stavu rezervácie v administrácii či mobilnej aplikácii.

• E-mail

  Základný typ vlastnej správy, kedy sa odosiela textová e-mailová správa s vlastným obsahom.

• SMS

  Populárny typ správy, ktorá je síce obmedzená svojou veľkosťou a formátom, ale zase má väčšiu istotu doručenia.

• Webhook

  Technické riešenie na notifikáciu externého systému o tom, že nastala nejaká udalosť. Typicky pre rôzne automatizácie.

• Mobilná aplikácia

  Rýchla možnosť zaslania upozornenia priamo do konkrétnej mobilnej aplikácie reenio.

• Smartemailing

  Ak nestačí jednoduchý textový obsah e-mailovej správy, je možné využiť šablóny a odosielanie pomocou nástroja Smartemailing.

Na rozdiel od systémových notifikácií, ktoré majú pevne daný obsah a štruktúru, pri vlastných správach si sami určujete obsah a účel použitia – typicky ide o poďakovanie či prosbu o spätnú väzbu po skončení termínu, upomienku pred blížiacim sa termínom, marketingovú ponuku, inštrukcie k rezervácii, prianie k narodeninám či meninám (aj s darčekovým poukazom) alebo pripomenutie sa zákazníkovi, ktorý sa dlho nerezervoval.

Obsah vlastných správ môže obsahovať aj tzv. zástupné premenné, ktoré sa pri samotnom odoslaní správy nahradia zodpovedajúcou hodnotou, napr. menom zákazníka, časom začiatku rezervácie. Vlastné správy sa k termínom priraďujú cez skupiny správ, takže nie je potrebné nastavovať pravidlá pre každý termín zvlášť a zároveň sa zachováva flexibilita pre rôzne situácie a potreby.

Špecialitou niektorých typov správ a konkrétnych udalostí je možnosť doplniť vlastnú správu o dynamické prvky – dotazník spokojnosti alebo vygenerovaný kód poukazu. Tu je len na vás, ako tieto možnosti zaintegrujete do svojich marketingových aktivít a činností.

Chcete vedieť, ako sú vaši zákazníci spokojní – stačí im po skončení termínu poslať žiadosť o hodnotenie. Rezervačný systém s tým vie pomôcť a môže automatizovane zasielať, ukladať a spracovávať hodnotiace dotazníky od zákazníkov.

Zber spätnej väzby funguje s využitím kombinácie dvoch funkcií – hodnotiaceho formulára a vlastných správ. Hodnotiaci formulár definuje vlastné otázky rôzneho typu, na ktoré chcete získať odpovede, a tiež hodnotenie pomocou hviezdičiek. Tento formulár je potom možné spojiť s vlastnou správou, ktorá zaistí odoslanie zákazníkovi podľa definovaných pravidiel a na základe konkrétnej udalosti.

Mobilná aplikácia reenio (Android a iOS) slúži predovšetkým na jednoduché a rýchle online odbavovanie jednotlivých rezervácií a vstupeniek priamo na mieste. Okrem toho obsahuje aj prehľadový kalendár s rezerváciami a zoznamom zákazníkov, takže rezerváciu možno dohľadať aj bez znalosti konkrétneho kódu.

Aplikácia je teda určená pre správcov, prípadne ďalších používateľov (napr. brigádnikov, obsluhu, recepčných), ktorí potrebujú mať prístup k dátam a informáciám rýchlo a operatívne. S tým sa počíta aj v tom, že na prihlásenie do aplikácie nemusí mať používateľ prístup do plnej administrácie systému, ale na prihlásenie možno využiť špeciálny autorizačný QR kód.

Kód rezervácie sa primárne skenuje v podobe QR kódu pomocou fotoaparátu mobilného zariadenia, ale možno ho zadať aj ručne alebo dohľadať. Pri väčšom počte návštevníkov je vhodné obstarať si mobilné zariadenie s hardvérovou laserovou čítačkou kódov – čítanie je výrazne rýchlejšie a spoľahlivejšie. V spojení s režimom automatického odbavenia, kedy sa kód, ak je s rezerváciou/vstupenkou všetko v poriadku, po naskenovaní po chvíli sám označí ako odbavený, je to veľmi rýchly pomocník.

Aplikácia vie odbaviť aj jednotlivé miesta v rámci jednej rezervácie (napr. konkrétne sedadlá), a okrem rezervácií zvláda aj uplatnenie poukazov či permanentiek naskenovaním ich kódu.

Synchronizácia kalendára umožňuje prepojiť systém reenio s externým kalendárom. Typické je prepojenie s Google Kalendárom a nastavuje sa jednoducho cez prihlásenie vaším Google účtom a povolením prístupu.

Vytvorené rezervácie v systéme reenio sa objavia vo vašom kalendári, ale naopak rezervácie z vašich udalostí v Google kalendári nevznikajú (rezervačný proces je natoľko komplexný, že udalosť v kalendári nestačí). Opačným smerom, teda z Google Kalendára do systému reenio, teda možno synchronizovať iba obmedzene – udalosti môžu byť synchronizované ako blokácie času, takže na daný dátum a čas už nepôjde vytvoriť ďalšiu novú rezerváciu.

Rezervácie v systéme reenio môžete prepojiť priamo s podporovanými inteligentnými zámkami a automaticky tak riadiť prístup zákazníkov.

Podporované sú zámky Igloohome (možná aj offline prevádzka vďaka technológii algoPIN), Nuki a systém Unifi Access od Ubiquiti. Každý z nich má svoje špecifiká a je ideálnym riešením pre rôzne typy prevádzky a scenáre fungovania.

• Igloohome

  Nielen online prevádzka pomocou internetovej brány, ale aj štandardný offline režim pomocou algoritmu algoPIN.

• Nuki

  Známa a overená značka inteligentných zámkov s online cloudovým riešením.

• Unifi Access

  Profesionálne riešenie pre náročné prevádzky umožňujúce plnohodnotné riadenie prístupov a napojenie napr. na kamerový systém.

Celý proces môže fungovať podľa konkrétneho nastavenia, ale typicky sa napr. 1 hodinu pred konaním rezervácie, ktorá musí byť uhradená, automaticky vygeneruje a zákazníkovi zašle PIN kód platný len pre neho a počas jeho rezervácie. Pri Igloohome existuje možnosť, že zámok nemusí byť pripojený k internetu a napriek tomu zákazník dostane unikátny PIN kód. Online prepojenie však ponúka väčšiu flexibilitu a kontrolu nad prístupmi.

Na využívanie tejto integrácie potrebujete mať v administrácii aktívnu funkciu REENIO Connect a možnosť používať Vlastné správy, cez ktoré prebieha samotná automatizácia. Unikátny PIN kód je potom zákazníkovi zasielaný pomocou e-mailovej správy alebo SMS.

Typ termínu Poukaz na rozdiel od ostatných typov termínov nenúti zákazníka vybrať si konkrétny dátum a čas využitia rezervovaných služieb. Rezervácia mu iba povie, v akom období môže službu využiť. Práve preto sa tento typ termínu nehodí pre služby obmedzené kapacitou alebo konkrétnym časom – neumožňuje totiž nastaviť celkovú kapacitu, pretože vopred nie je jasné, kedy presne zákazník svoju rezerváciu využije.

Tento typ termínu, resp. rezervácií, je vhodný všade tam, kde chcete predávať svoje služby (typicky vo forme vstupeniek) a zároveň nie je príliš dôležité, kedy zákazníci dorazia či aká je obmedzujúca kapacita. Medzi typické využitie tak patria rôzne výstavy, zoologické záhrady, pamiatky alebo rôzne formy prístupov.

Doručte zákazníkovi dôležité informácie priamo do jeho mobilu, a to aj v prípadoch, keď e-mailová správa z rôznych dôvodov nestačí – potvrdenie rezervácie, upomienka pred termínom alebo inštrukcie na využitie služieb.

SMS správy sú v systéme dostupné tak vo forme systémových notifikácií, ako aj vo forme vlastných správ s ľubovoľným textom. Tie potom môžu byť automatické, kedy sa odosielajú v súvislosti s nejakou udalosťou, alebo odoslané ručne priamo z detailu konkrétneho zákazníka či hromadne pre viacerých zákazníkov naraz. SMS správy sú obmedzené svojou dĺžkou a možnosťami oznamu, napriek tomu hrajú dôležitú úlohu pri informovaní zákazníkov.

Zaujímavou možnosťou je využitie SMS správ pre ďalšie funkcionality. Či už ide o overenie telefónneho čísla zákazníka pri registrácii či vytváraní novej rezervácie, alebo ako technický komunikačný kanál – na ovládanie zariadenia pomocou vopred definovaného textu SMS správy, napr. spustenie kúrenia v saune pred začiatkom rezervácie.