rezervačný systém pre
vaše podnikanie

Nenechajte zákazníkov vytvárať rezervácie online, ale rozhodnite sami, ktorú rezerváciu schválite – to je užitočné všade tam, kde je potrebné žiadosť o rezerváciu najskôr posúdiť, než zákazníkovi termín skutočne priradíte.

Funkcia schvaľovania rezervácií mení štandardný proces tak, že rezervácia vytvorená zákazníkom nevznikne rovno ako schválená, ale najskôr čaká na vaše schválenie v administrácii. Zákazník po vytvorení rezervácie dostane informáciu, že jeho rezervácia čaká na schválenie, a definitívne potvrdenie (prípadne aj výzvu na online platbu) dostane až vo chvíli, keď rezerváciu sami schválite, alebo naopak zamietnete.

Toto sa hodí všade tam, kde chcete mať nad obsadenosťou termínov plnú kontrolu – napríklad pri individuálnych konzultáciách, kde si potrebujete najskôr overiť vhodnosť termínu, pri službách vyžadujúcich zaistenie nadväzujúcich potrieb, alebo tam, kde chcete zamedziť náhodným či nevhodným rezerváciám.

Systém reenio prechádza priebežným a neustálym vývojom, vďaka ktorému pribúdajú nové funkcie, integrácie s ďalšími nástrojmi a zariadeniami i vylepšenia existujúcich funkcií a prvkov administrácie či rezervačnej stránky. Vývoj sleduje tak potreby používateľov a ich podnikania, ako aj dianie vo svete technológií – nové technické riešenia či webové technológie sa do systému postupne zapracúvajú tak, aby s nimi mohol každý používateľ efektívne pracovať.

Vývoj zároveň automaticky reaguje na aktuálne formálne a legislatívne požiadavky, napríklad v oblasti ochrany osobných údajov (GDPR) alebo na povinnosti spojené s hlásením závadného obsahu alebo online odstúpením od zmluvy. Vďaka tomu môžete rezervačný systém prevádzkovať v súlade s aktuálnymi pravidlami bez toho, aby ste museli sami sledovať a riešiť každú legislatívnu zmenu.

Vďaka koncepcii systému, ktorá pre svoju prevádzku využíva cloudové technológie a funguje formou SaaS (Software as a Service), tak vždy platí, že nové funkcie či aktualizácie sú dostupné pre všetkých používateľov. Dostupnosť týchto funkcií a úprav je vždy automatická a používateľ nemusí robiť žiadnu aktualizáciu systému ani inštaláciu.

Prehľad noviniek a aktuálnych zmien nájdete priebežne v dokumentácii alebo v administrácii systému.

Prepojte rezervačnú stránku s Google Analytics alebo Facebook Pixelom a sledujte úspešnosť kampaní a získavajte tak dôležité dáta. Zároveň môžete pomocou systému komunikovať so zákazníkmi automatizovane a efektívne a udržať si ich, motivovať či získavať spätnú väzbu.

Do rezervačnej stránky možno vložiť meracie kódy Google Analytics, Facebook Pixelu alebo podobných nástrojov a sledovať tak správanie návštevníkov i konverzie z reklamných kampaní.

Rezervačný systém reenio ponúka aj celý rad nástrojov na udržanie kontaktu so zákazníkmi v rôznych fázach životného procesu. Napríklad, pomocou vlastných správ možno automaticky odoslať dotazník spokojnosti krátko po konci termínu a získať tak spätnú väzbu bez toho, aby ste museli zákazníkov obesielať ručne. Rovnakým spôsobom možno zákazníka, ktorý sa dlho nerezervoval, motivovať k návratu pripomienkou alebo ponukou, prípadne mu zapriať k narodeninám či meninám a rovno pridať darčekový poukaz. Vďaka štítkom možno zákazníkov navyše automaticky rozdeliť podľa toho, akú službu využili, a ďalej s nimi cielene pracovať v rámci vlastných marketingových aktivít.

Rezervácia v systéme reenio nemusí znamenať len zarezervovaný termín v kalendári, ale aj vstupenku. Ide len o iný pohľad na to, čo zákazníkom ponúkate, čo si kupujú a ako to potom všetko prebieha.

Každá rezervácia v sebe nesie všetko, čo by ste čakali od vstupenky – jedinečný kód, QR kód na rýchle odbavenie a informáciu o čase a o tom, na čo presne ju možno využiť. Z tohto pohľadu je predaj vstupeniek základným modelom využitia rezervačného systému. Vstupenka sa často chápe ako nejaký dokument, ktorý napr. zodpovedá vizuálu akcie a obsahuje aj doplňujúce informácie. To všetko je možné zaistiť aj v systéme reenio, kedy je možné vytvoriť si vlastný vzhľad potvrdenia rezervácie = vzhľad a obsah vstupenky.

Vstupenku zákazník dostane obratom po zaplatení e-mailom, môže si ju uložiť do Apple alebo Google peňaženky a pri vstupe ju jednoducho naskenujete mobilnou aplikáciou. Ak chcete predávať vstupenky na akcie, nie je to teda nič viac než rezervácia s online platbou a vlastným vzhľadom potvrdenia.

Prevádzkujte na jednej rezervačnej stránke ľubovoľne pestrú ponuku služieb – jednorazové akcie, opakujúce sa kurzy, prenájom priestorov i predaj vstupeniek súčasne? Rezervačný systém reenio vie pokryť aj tieto komplexné modely podnikania.

Rezervačný systém reenio nie je obmedzený len na jediný typ ponuky – v rámci jednej stránky si môžete vytvoriť ľubovoľné množstvo zdrojov (miest, služieb, zamestnancov) a ku každému z nich priradiť termíny toho typu, ktorý danej ponuke najlepšie vyhovuje. Vedľa seba tak môže fungovať napríklad hodinový prenájom kurtu cez intervalové termíny, mesačný kurz jogy ako celá sekvencia, jednorazový seminár ako celý jeden termín i predaj permanentiek alebo darčekových poukazov – všetko na jednej rezervačnej stránke a v jednej administrácii.

Prehľadnosť takto pestrej ponuky zaisťuje rozcestník, ktorý možno nastaviť ako viacstupňový a zákazníka ním previesť krok za krokom (napr. najprv výber služby, potom zamestnanca alebo pobočky).

V neposlednom rade vďaka stráženiu kolízií v čase navyše systém sám ustráži, že sa rovnaký zdroj (napr. konkrétny zamestnanec alebo miestnosť) neocitne v dvoch rezerváciách súčasne, aj keď je využívaný naprieč rôznymi typmi termínov a zdrojov.

Nastavte ceny zákazníkom presne podľa svojej ponuky – rôzne kategórie zákazníkov, zvýhodnenie za dlhšiu rezerváciu alebo včas uskutočnenú rezerváciu, zľavové kupóny i kombinácia všetkého dohromady.

Cena rezervácie v systéme reenio nemusí byť len jedno pevné číslo – systém poskytuje nástroje, ako ponuku oceniť inteligentne a presne podľa toho, ako vaše podnikanie funguje. Môžete nastaviť rôzne cenové kategórie, napríklad vstupné pre jednotlivca či rodinu, ktoré sa potom podľa voľby zákazníka automaticky zohľadnia v jeho rezervácii.

Cenu navyše môžete prispôsobiť aj konkrétnym okolnostiam rezervácie – zvýhodníte napríklad zákazníkov, ktorí si termín zarezervujú s dostatočným predstihom, alebo naopak nastavíte inú sadzbu pre dlhší pobyt či prenájom. Vďaka vlastnému rezervačnému formuláru potom jednoducho ponúknete príplatkové služby alebo zľavu pre vybranú skupinu zákazníkov.

Pre marketingové kampane i riadený prístup k vybraným termínom sa hodia zľavové kupóny s vlastným nastavením platnosti a počtu použití – či už ide o jednorazovú akciu, vernostnú zľavu, alebo uzavretú skupinu, pre ktorú termín otvoríte len pri použití zodpovedajúceho kódu.

Sila cenotvorby potom spočíva v tom, že všetky tieto nástroje možno ľubovoľne kombinovať a používať súčasne. Výsledná cena vždy zodpovedá presne tomu, ako chcete svoje služby ponúkať a čo si zákazník sám zvolí.

Dostaňte dáta o rezerváciách a zákazníkoch jednoducho mimo systém reenio a môžete s nimi ďalej pracovať v Exceli, pomocou AI alebo ich využiť na import do ďalších systémov, napr. pre e-mailový marketing.

Prehľady rezervácií i zákazníkov možno kedykoľvek jednoducho exportovať do Excelu, a to aj s dátami z vlastných rezervačných a registračných formulárov.

Okrem jednoduchého exportu dát možno rezervačný systém prepojiť s ďalšími systémami aj pomocou API alebo webhookov, a odovzdávať tak dáta programovo a v reálnom čase, rovnako ako s nimi pracovať na úrovni ich dátovej štruktúry.

Ponúknite zákazníkom aj klasickú platbu bankovým prevodom tam, kde nespoždáte na okamžité potvrdenie – ideálne pre rezervácie s dlhším predstihom.

Platba prevodom sa v systéme reenio hodí najmä tam, kde lehota na povinnú úhradu rezervácie je tri dni a viac, prípadne kde platba nie je podmienkou vzniku rezervácie vôbec. Výhodou tohto prístupu je, že všetko prebieha len v rámci rezervačného systému a banky a nie je potrebné mať zriadenú online platobnú bránu. Ďalšou výhodou sú nižšie náklady na realizáciu platieb. Nevýhodou naopak je zložitejšia kontrola, synchronizácia a rýchlosť platieb.

Systém zákazníkovi poskytne platobné údaje (číslo účtu, sumu, variabilný symbol – a to aj vo forme obľúbeného platobného QR kódu) potrebné na odoslanie platby a podľa variabilného symbolu potom možno platbu dohľadať a spárovať s konkrétnou rezerváciou resp. nákupom v prípade darčekových poukazov. Párovanie možno urobiť ručne priamo v administrácii, alebo automaticky – stačí si u podporovanej banky nastaviť zasielanie notifikácií o prichádzajúcej platbe na unikátnu e-mailovú adresu. Hneď ako taká notifikácia od banky príde, systém platbu podľa variabilného symbolu spáruje a rezerváciu označí ako uhradenú sám.

Platba prevodom je spravidla dostupná aj ako jedna z metód v rámci online platobnej brány, avšak v tomto prípade je jej aktivácia skôr komplikáciou, keď sa v jednom riešení kombinujú úplne odlišné platobné metódy. Rovnako ako pri ostatných spôsoboch platby systém v momente spárovania platby automaticky vystaví a zákazníkovi odošle príslušný účtovný doklad.

Nechajte zákazníkov zaplatiť za rezerváciu alebo vstupenky hneď online, ešte pred poskytnutím služby – rýchlejšie, pohodlnejšie a s istotou, že rezervácia bude uhradená, a teda využitá.

Systém reenio umožňuje vyžadovať platbu vopred ako súčasť rezervačného procesu, takže zákazník má platnú rezerváciu až po zaplatení. Sami si nastavíte, či je online platba povinná, alebo necháte na rozhodnutí zákazníka zaplatiť až na mieste. Pri povinnej platbe je možné určiť lehotu, dokedy musí byť nová rezervácia uhradená, inak je automaticky stornovaná a miesto sa uvoľní pre ďalšieho zákazníka.

V rámci online platieb je možné vybrať si z viacerých podporovaných platobných brán. Rezervačný systém potom zabezpečí technické prepojenie a komunikáciu s vybranou platobnou bránou, ale všetky obchodné a formálne záležitosti riešite priamo s poskytovateľom platobnej brány – prijaté peniaze máte priamo pod svojou kontrolou a na svojom vlastnom obchodnom účte.

• GoPay

  Online platobná brána ponúkajúca širokú paletu platobných metód od platby kartou až po rýchle bankové prevody, Apple Pay či Google Pay.

• Comgate

  Ďalšia z českých platobných brán pôsobiacich aj v ďalších európskych krajinách. Platobné metódy sú rôzne a pokrývajú bežné potreby.

• Stripe

  Globálna platobná brána, ktorá je čoraz populárnejšia. Ponúka rýchlu integráciu a schválenie, takže platby je možné začať prijímať v priebehu pár minút.

• Platba prevodom

  Špeciálny typ platobnej metódy, kedy rezervačný systém sám dokáže generovať QR kód na platbu a následne automatizovane overovať a párovať prijaté platby.

Po úspešnej platbe systém automaticky označí rezerváciu ako uhradenú a zákazníkovi vygeneruje a odošle doklad o platbe. Systém reenio ponúka širokú množinu možností a funkcií, ako s platbami pracovať, vrátane exportov, refundácií a pod. Treba však brať do úvahy, že reenio samo o sebe nie je účtovným systémom.

Veďte si prehľadnú databázu zákazníkov s históriou rezervácií a celým radom nadväzujúcich nástrojov. Systém reenio automaticky vytvára databázu zákazníkov na základe uskutočnených rezervácií alebo priamo registrácie. Registrovaný zákazník získava možnosť prihlásenia a správy svojich rezervácií priamo v prostredí rezervačnej stránky. Ak sa využíva zákaznícky kredit, potom v rámci svojho účtu vidí zostatok a môže si ho online dobíjať.

Rezerváciu možno podľa nastavenia umožniť aj bez registrácie, len zadaním e-mailu či telefónneho čísla, čo je vhodné najmä tam, kde sa nepredpokladá pravidelné a časté využívanie rezervačného systému jedným konkrétnym zákazníkom.

Kvalitne vedená a rozsiahla databáza zákazníkov je dôležitým marketingovým nástrojom. Systém ponúka možnosť hromadného rozosielania e-mailových alebo SMS správ, čo je vhodné na oslovenie zákazníkov s novou ponukou, zľavovou akciou, ale aj prevádzkovými informáciami či v rámci krízového manažmentu.

Súčasťou databázy zákazníkov sú samozrejme osobné údaje, čo dnes vyžaduje určitý režim práce s nimi a tiež ich ochrany. Rezervačný systém umožňuje nastaviť automatické mazanie osobných údajov po uplynutí zvolenej doby a eviduje aj žiadosti zákazníkov o výmaz údajov. Toto tak uľahčuje plnenie požiadaviek GDPR vo väzbe na pravidlá definované v rámci konkrétneho podnikania.

Ak potrebujete zákaznícku databázu importovať z iného systému alebo ručne spravovanej tabuľky, nie je to žiadny problém – existujúci zoznam zákazníkov možno do systému reenio jednoducho a inteligentne naimportovať.

Rozdeľte prácu v administrácii medzi celý tím a pritom majte pod kontrolou, kto čo môže vidieť, upravovať a nastavovať – od plného prístupu správcu až po iba nahliadanie do rezervácií.

Do administrácie rezervačného systému reenio môže mať prístup ľubovoľný počet používateľov pod svojím vlastným účtom. Systém ponúka niekoľko používateľských rolí, ktoré v spojení s konkrétnymi oprávneniami jasne určujú, na aké činnosti je daný používateľ oprávnený.

• Administrátor

  Plný prístup ku všetkým dátam i nastaveniam.

• Zamestnanec

  Flexibilná rola typicky pre používateľov, ktorí spravujú rezervácie, termíny, komunikujú so zákazníkmi a pod.

• Recepčný

  Rola navrhnutá na rýchlu a efektívnu prácu s existujúcimi rezerváciami a ich vytváraním a odbavovaním.

• Iba na čítanie

  Doplnková rola určená iba na prístup k informáciám, typicky ako bezpečný náhľad na dáta.

Vďaka používateľským rolám a oprávneniam možno prácu s rezerváciami zveriť ďalším ľuďom bez toho, aby museli mať prístup k nastaveniam rezervačnej stránky alebo ďalších parametrov systému – zamestnanec tak napr. môže spracovávať rezervácie, ale nemôže zasahovať do konfigurácie systému alebo mať prístup k evidencii online platieb. V konkrétnych prípadoch možno navyše nastaviť aj obmedzenie na konkrétnu skupinu rezervácií podľa zdroja (napr. iba na určitú pobočku alebo službu).

Prihlasovanie je možné zabezpečiť dvojfaktorovým overením, prípadne nahradiť zadávanie hesla pomocou moderných passkeys – overenie odtlačkom prsta, rozpoznaním tváre alebo zámkom obrazovky priamo v zariadení používateľa.

Prepojte rezervačný systém s ďalšími aplikáciami, inteligentnými zariadeniami alebo automatizačnými procesmi podľa vlastných potrieb, a to pomocou API (Application Programming Interface).

Možnosť využívať API rozhranie prináša úplne nový pohľad na to, ako je možné pracovať s dátami, ktoré spravuje a poskytuje rezervačný systém. Vďaka dotazom pomocou technológie HTTP je možné získavať konkrétne dáta o rezerváciách, prehľady zákazníkov, účtovné doklady, číselníky a pod.

Ďalším dôležitým prvkom sú v tomto ohľade aj tzv. Webhooky. Ide o notifikácie, ktoré vedia na základe vzniknutej udalosti upozorniť akýkoľvek externý systém, že vznikla nová rezervácia, že bola prijatá platba a pod. Kombináciou notifikácie pomocou Webhooku a následného získania dát pomocou API tak môže vzniknúť komplexná implementácia vlastnej logiky spracovania dát.

Ak teda potrebujete vytvárať vlastné štatistické prehľady, ovládať osvetlenie v hale vo väzbe na prebiehajúce rezervácie, zapnúť ohrev sauny, komunikovať s inteligentným zámkom atď., potom využitie API, ktoré rezervačný systém ponúka, je nevyhnutnosť. Typickým využitím je aj priame napojenie na automatizačné služby ako Make alebo Home Assistant. Aké dáta a metódy API poskytuje (z väčšej časti ide o prístup k dátam), je podrobne popísané v dokumentácii.