rezervačný systém pre
vaše podnikanie

Oslovte a komunikujte so svojimi zákazníkmi v ich jazyku, či už rezervujú z Česka, Slovenska alebo zo zahraničia – rezervačnú stránku i celú administráciu možno prevádzkovať vo viacerých jazykových verziách súčasne. Pre administráciu sú dostupné 4 podporované jazyky, pre rezervačnú stránku potom 7 jazykov na možnú lokalizáciu.

Vlastný obsah, ktorý si do systému zadávate sami (obchodné podmienky, popisy zdrojov, názvy termínov, informácie na úvodnej stránke a pod.), je potrebné preložiť a zaistiť z vašej strany. Systém ponúka prehľadný spôsob, ako spravovať informácie vo viacerých jazykoch.

Synchronizácia kalendára umožňuje prepojiť systém reenio s externým kalendárom. Typické je prepojenie s Google Kalendárom a nastavuje sa jednoducho cez prihlásenie vaším Google účtom a povolením prístupu.

Vytvorené rezervácie v systéme reenio sa objavia vo vašom kalendári, ale naopak rezervácie z vašich udalostí v Google kalendári nevznikajú (rezervačný proces je natoľko komplexný, že udalosť v kalendári nestačí). Opačným smerom, teda z Google Kalendára do systému reenio, teda možno synchronizovať iba obmedzene – udalosti môžu byť synchronizované ako blokácie času, takže na daný dátum a čas už nepôjde vytvoriť ďalšiu novú rezerváciu.

Prevádzkujte na jednej rezervačnej stránke ľubovoľne pestrú ponuku služieb – jednorazové akcie, opakujúce sa kurzy, prenájom priestorov i predaj vstupeniek súčasne? Rezervačný systém reenio vie pokryť aj tieto komplexné modely podnikania.

Rezervačný systém reenio nie je obmedzený len na jediný typ ponuky – v rámci jednej stránky si môžete vytvoriť ľubovoľné množstvo zdrojov (miest, služieb, zamestnancov) a ku každému z nich priradiť termíny toho typu, ktorý danej ponuke najlepšie vyhovuje. Vedľa seba tak môže fungovať napríklad hodinový prenájom kurtu cez intervalové termíny, mesačný kurz jogy ako celá sekvencia, jednorazový seminár ako celý jeden termín i predaj permanentiek alebo darčekových poukazov – všetko na jednej rezervačnej stránke a v jednej administrácii.

Prehľadnosť takto pestrej ponuky zaisťuje rozcestník, ktorý možno nastaviť ako viacstupňový a zákazníka ním previesť krok za krokom (napr. najprv výber služby, potom zamestnanca alebo pobočky).

V neposlednom rade vďaka stráženiu kolízií v čase navyše systém sám ustráži, že sa rovnaký zdroj (napr. konkrétny zamestnanec alebo miestnosť) neocitne v dvoch rezerváciách súčasne, aj keď je využívaný naprieč rôznymi typmi termínov a zdrojov.

Chcete vedieť, ako sú vaši zákazníci spokojní – stačí im po skončení termínu poslať žiadosť o hodnotenie. Rezervačný systém s tým vie pomôcť a môže automatizovane zasielať, ukladať a spracovávať hodnotiace dotazníky od zákazníkov.

Zber spätnej väzby funguje s využitím kombinácie dvoch funkcií – hodnotiaceho formulára a vlastných správ. Hodnotiaci formulár definuje vlastné otázky rôzneho typu, na ktoré chcete získať odpovede, a tiež hodnotenie pomocou hviezdičiek. Tento formulár je potom možné spojiť s vlastnou správou, ktorá zaistí odoslanie zákazníkovi podľa definovaných pravidiel a na základe konkrétnej udalosti.

Získavajte od zákazníkov potrebné dokumenty priamo v priebehu rezervácie – súhlasy, potvrdenia, fotografie alebo iné súbory, ktoré potom máte vždy poruke ku konkrétnej rezervácii či zákazníkovi. Podobne je možné ukladať si dokumenty aj ku konkrétnemu zákazníkovi a mať tak ucelený profil a jeho históriu.

Funkcia úložiska umožňuje zákazníkom nahrávať a systému ukladať súbory naviazané na konkrétnu rezerváciu alebo zákaznícky profil. Typickým využitím sú rôzne potvrdenia, plné moci, fotografie alebo kópie dokladov potrebných na poskytnutie služby – všetko, čo uľahčí komunikáciu i samotný priebeh poskytnutia služby, pretože dokumenty máte k dispozícii už v okamihu rezervácie.

Nahrávanie súborov sa do rezervačného formulára dopĺňa pomocou vlastných formulárov ako samostatná formulárová položka. Súbor možno získať aj v procese registrácie zákazníka, obdobným rozšírením registračného formulára. Ďalšou možnosťou je správa súborov priamo v administrácii, kedy je možné s nimi typicky pracovať v rámci detailu konkrétneho zákazníka.

Organizujete akcie prístupné iba online? Predávajte vstup na webináre, online kurzy alebo iné akcie prebiehajúce čisto online a majte pod kontrolou, kto sa k tomuto obsahu skutočne dostane.

Doplnok termínu typu Celý jeden termín alebo Poukaz umožňuje efektívne vytvoriť rezerváciu či predať vstupenku na akciu, ktorá neprebieha fyzicky, ale formou online prenosu alebo komunikácie – typicky webinár, online workshop, koncert, divadelné predstavenie, stretnutie či online výučba.

Podporované sú platformy ako Youtube, Zoom či Vimeo, ktoré je možné integrovať cez rezervačnú stránku do zabezpečeného prehrávača. Táto ochrana obsahu funguje tak, že zákazník k online termínu pristupuje cez svoj rezervačný kód. Kód rezervácie je využiteľný počas celého trvania termínu a prípadne možno nastaviť aj predĺženie. Dôležité je, že online obsah je prístupný iba s zodpovedajúcim obmedzením a pomocou integrácie do rezervačnej stránky, nie na samotnej online platforme.

Automatizujte komunikáciu so zákazníkmi presne podľa svojich potrieb – od upomienok cez dotazníky spokojnosti až po marketingové ponuky, a to formou e-mailov či SMS správ. Možnosti vlastných správ sú však oveľa širšie. Pomocou vlastných správ je možné notifikovať externý systém či zariadenie alebo informovať správcu či zamestnancov.

Vlastné správy umožňujú nastaviť odosielanie správ naviazaných na konkrétnu udalosť v rezervačnom procese a zodpovedajúci okamih v čase. Udalosť môže byť automatická (vytvorenie rezervácie, koniec konania rezervácie a pod.) alebo naviazaná na ručnú zmenu stavu rezervácie v administrácii či mobilnej aplikácii.

• E-mail

  Základný typ vlastnej správy, kedy sa odosiela textová e-mailová správa s vlastným obsahom.

• SMS

  Populárny typ správy, ktorá je síce obmedzená svojou veľkosťou a formátom, ale zase má väčšiu istotu doručenia.

• Webhook

  Technické riešenie na notifikáciu externého systému o tom, že nastala nejaká udalosť. Typicky pre rôzne automatizácie.

• Mobilná aplikácia

  Rýchla možnosť zaslania upozornenia priamo do konkrétnej mobilnej aplikácie reenio.

• Smartemailing

  Ak nestačí jednoduchý textový obsah e-mailovej správy, je možné využiť šablóny a odosielanie pomocou nástroja Smartemailing.

Na rozdiel od systémových notifikácií, ktoré majú pevne daný obsah a štruktúru, pri vlastných správach si sami určujete obsah a účel použitia – typicky ide o poďakovanie či prosbu o spätnú väzbu po skončení termínu, upomienku pred blížiacim sa termínom, marketingovú ponuku, inštrukcie k rezervácii, prianie k narodeninám či meninám (aj s darčekovým poukazom) alebo pripomenutie sa zákazníkovi, ktorý sa dlho nerezervoval.

Obsah vlastných správ môže obsahovať aj tzv. zástupné premenné, ktoré sa pri samotnom odoslaní správy nahradia zodpovedajúcou hodnotou, napr. menom zákazníka, časom začiatku rezervácie. Vlastné správy sa k termínom priraďujú cez skupiny správ, takže nie je potrebné nastavovať pravidlá pre každý termín zvlášť a zároveň sa zachováva flexibilita pre rôzne situácie a potreby.

Špecialitou niektorých typov správ a konkrétnych udalostí je možnosť doplniť vlastnú správu o dynamické prvky – dotazník spokojnosti alebo vygenerovaný kód poukazu. Tu je len na vás, ako tieto možnosti zaintegrujete do svojich marketingových aktivít a činností.

Rezervácie v systéme reenio môžete prepojiť priamo s podporovanými inteligentnými zámkami a automaticky tak riadiť prístup zákazníkov.

Podporované sú zámky Igloohome (možná aj offline prevádzka vďaka technológii algoPIN), Nuki a systém Unifi Access od Ubiquiti. Každý z nich má svoje špecifiká a je ideálnym riešením pre rôzne typy prevádzky a scenáre fungovania.

• Igloohome

  Nielen online prevádzka pomocou internetovej brány, ale aj štandardný offline režim pomocou algoritmu algoPIN.

• Nuki

  Známa a overená značka inteligentných zámkov s online cloudovým riešením.

• Unifi Access

  Profesionálne riešenie pre náročné prevádzky umožňujúce plnohodnotné riadenie prístupov a napojenie napr. na kamerový systém.

Celý proces môže fungovať podľa konkrétneho nastavenia, ale typicky sa napr. 1 hodinu pred konaním rezervácie, ktorá musí byť uhradená, automaticky vygeneruje a zákazníkovi zašle PIN kód platný len pre neho a počas jeho rezervácie. Pri Igloohome existuje možnosť, že zámok nemusí byť pripojený k internetu a napriek tomu zákazník dostane unikátny PIN kód. Online prepojenie však ponúka väčšiu flexibilitu a kontrolu nad prístupmi.

Na využívanie tejto integrácie potrebujete mať v administrácii aktívnu funkciu REENIO Connect a možnosť používať Vlastné správy, cez ktoré prebieha samotná automatizácia. Unikátny PIN kód je potom zákazníkovi zasielaný pomocou e-mailovej správy alebo SMS.

Ponúknite zákazníkom možnosť uložiť si ich vstupenku, rezerváciu alebo poukaz priamo do mobilu do aplikácie, ktorú poznajú a používajú – Apple Wallet alebo Google Wallet.

Systém reenio umožňuje zákazníkom pridať si QR kód rezervácie či vstupenky priamo do Apple alebo Google systémových peňaženiek, takže zákazník nemusí dohľadávať potvrdzovací e-mail alebo tlačiť doklad, kód má uložený rovno v mobile, odkiaľ ho pri vstupe ľahko nájde.

Rovnakú možnosť možno využiť aj pri poukazoch – teda QR kódoch pre darčekové poukazy, zľavové kódy i permanentky. Pri poukaze s postupným čerpaním má toto riešenie aj jednu obrovskú výhodu, a to v tom, že zákazník priamo vo svojej peňaženke v mobile vidí aj aktuálny zostatok.

Pre zákazníka ide teda predovšetkým o pohodlie a menšie riziko, že vstupenku či poukaz stratí alebo zabudne – pre vás o niečo plynulejšie a rýchlejšie odbavenie vstupeniek a poukazov.

Neprichádzajte o zákazníkov len preto, že je termín už plne obsadený – nechajte ich zapísať sa ako náhradníkov a automaticky ich informujte, hneď ako sa pre nich uvoľní miesto vďaka tomu, že niektorý predchádzajúci zákazník svoju rezerváciu stornuje.

Funkcia náhradníci umožňuje zákazníkom prejaviť záujem o rezerváciu aj v okamihu, keď už termín nemá voľnú kapacitu. Rezervácia im v tú chvíľu ešte nevznikne, systém iba eviduje ich záujem vrát. ich údajov. Hneď ako sa zodpovedajúca kapacita uvoľní (napr. iný zákazník rezerváciu zruší), systém automaticky vyberie podľa poradia a kapacity náhradníka z fronty a vytvorí pre neho štandardnú rezerváciu so všetkým, čo k tomu patrí – odoslaním potvrdenia, prípadnou výzvou na platbu, storno pravidlami a pod. Ak sa na náhradníka nedostane, systém ho už ďalej nijako neinformuje.

Táto funkcionalita je dostupná iba pri termíne typu Celý jeden termín a je potrebné ju najprv povoliť a nastaviť jej parametre v rámci konkrétneho termínu.

Nenechajte zákazníkov vytvárať rezervácie online, ale rozhodnite sami, ktorú rezerváciu schválite – to je užitočné všade tam, kde je potrebné žiadosť o rezerváciu najskôr posúdiť, než zákazníkovi termín skutočne priradíte.

Funkcia schvaľovania rezervácií mení štandardný proces tak, že rezervácia vytvorená zákazníkom nevznikne rovno ako schválená, ale najskôr čaká na vaše schválenie v administrácii. Zákazník po vytvorení rezervácie dostane informáciu, že jeho rezervácia čaká na schválenie, a definitívne potvrdenie (prípadne aj výzvu na online platbu) dostane až vo chvíli, keď rezerváciu sami schválite, alebo naopak zamietnete.

Toto sa hodí všade tam, kde chcete mať nad obsadenosťou termínov plnú kontrolu – napríklad pri individuálnych konzultáciách, kde si potrebujete najskôr overiť vhodnosť termínu, pri službách vyžadujúcich zaistenie nadväzujúcich potrieb, alebo tam, kde chcete zamedziť náhodným či nevhodným rezerváciám.

Ak ponúkate služby v režime pravidelných časových intervalov (60 minút, 90 minút atď.), tak toto je ideálny typ termínu, ktorý ponúkne jednoduchú a prehľadnú rezerváciu.

Typ termínu Interval umožňuje definovať časový rozsah v rámci jedného dňa a ten rozdeliť na menšie pravidelné úseky. Zákazník si na rezervačnej stránke volí tieto konkrétne časové úseky, ktoré na seba môžu aj nadväzovať a tým si predĺži svoju rezerváciu podľa definovaných pravidiel.

Tento typ termínu sa typicky hodí pre športoviská a športové areály, poradenské a konzultačné služby, wellness alebo saunu.