rezervačný systém pre
vaše podnikanie

Veďte si prehľadnú databázu zákazníkov s históriou rezervácií a celým radom nadväzujúcich nástrojov. Systém reenio automaticky vytvára databázu zákazníkov na základe uskutočnených rezervácií alebo priamo registrácie. Registrovaný zákazník získava možnosť prihlásenia a správy svojich rezervácií priamo v prostredí rezervačnej stránky. Ak sa využíva zákaznícky kredit, potom v rámci svojho účtu vidí zostatok a môže si ho online dobíjať.

Rezerváciu možno podľa nastavenia umožniť aj bez registrácie, len zadaním e-mailu či telefónneho čísla, čo je vhodné najmä tam, kde sa nepredpokladá pravidelné a časté využívanie rezervačného systému jedným konkrétnym zákazníkom.

Kvalitne vedená a rozsiahla databáza zákazníkov je dôležitým marketingovým nástrojom. Systém ponúka možnosť hromadného rozosielania e-mailových alebo SMS správ, čo je vhodné na oslovenie zákazníkov s novou ponukou, zľavovou akciou, ale aj prevádzkovými informáciami či v rámci krízového manažmentu.

Súčasťou databázy zákazníkov sú samozrejme osobné údaje, čo dnes vyžaduje určitý režim práce s nimi a tiež ich ochrany. Rezervačný systém umožňuje nastaviť automatické mazanie osobných údajov po uplynutí zvolenej doby a eviduje aj žiadosti zákazníkov o výmaz údajov. Toto tak uľahčuje plnenie požiadaviek GDPR vo väzbe na pravidlá definované v rámci konkrétneho podnikania.

Ak potrebujete zákaznícku databázu importovať z iného systému alebo ručne spravovanej tabuľky, nie je to žiadny problém – existujúci zoznam zákazníkov možno do systému reenio jednoducho a inteligentne naimportovať.

Organizujete akcie prístupné iba online? Predávajte vstup na webináre, online kurzy alebo iné akcie prebiehajúce čisto online a majte pod kontrolou, kto sa k tomuto obsahu skutočne dostane.

Doplnok termínu typu Celý jeden termín alebo Poukaz umožňuje efektívne vytvoriť rezerváciu či predať vstupenku na akciu, ktorá neprebieha fyzicky, ale formou online prenosu alebo komunikácie – typicky webinár, online workshop, koncert, divadelné predstavenie, stretnutie či online výučba.

Podporované sú platformy ako Youtube, Zoom či Vimeo, ktoré je možné integrovať cez rezervačnú stránku do zabezpečeného prehrávača. Táto ochrana obsahu funguje tak, že zákazník k online termínu pristupuje cez svoj rezervačný kód. Kód rezervácie je využiteľný počas celého trvania termínu a prípadne možno nastaviť aj predĺženie. Dôležité je, že online obsah je prístupný iba s zodpovedajúcim obmedzením a pomocou integrácie do rezervačnej stránky, nie na samotnej online platforme.

Prevádzkujte na jednej rezervačnej stránke ľubovoľne pestrú ponuku služieb – jednorazové akcie, opakujúce sa kurzy, prenájom priestorov i predaj vstupeniek súčasne? Rezervačný systém reenio vie pokryť aj tieto komplexné modely podnikania.

Rezervačný systém reenio nie je obmedzený len na jediný typ ponuky – v rámci jednej stránky si môžete vytvoriť ľubovoľné množstvo zdrojov (miest, služieb, zamestnancov) a ku každému z nich priradiť termíny toho typu, ktorý danej ponuke najlepšie vyhovuje. Vedľa seba tak môže fungovať napríklad hodinový prenájom kurtu cez intervalové termíny, mesačný kurz jogy ako celá sekvencia, jednorazový seminár ako celý jeden termín i predaj permanentiek alebo darčekových poukazov – všetko na jednej rezervačnej stránke a v jednej administrácii.

Prehľadnosť takto pestrej ponuky zaisťuje rozcestník, ktorý možno nastaviť ako viacstupňový a zákazníka ním previesť krok za krokom (napr. najprv výber služby, potom zamestnanca alebo pobočky).

V neposlednom rade vďaka stráženiu kolízií v čase navyše systém sám ustráži, že sa rovnaký zdroj (napr. konkrétny zamestnanec alebo miestnosť) neocitne v dvoch rezerváciách súčasne, aj keď je využívaný naprieč rôznymi typmi termínov a zdrojov.

Synchronizácia kalendára umožňuje prepojiť systém reenio s externým kalendárom. Typické je prepojenie s Google Kalendárom a nastavuje sa jednoducho cez prihlásenie vaším Google účtom a povolením prístupu.

Vytvorené rezervácie v systéme reenio sa objavia vo vašom kalendári, ale naopak rezervácie z vašich udalostí v Google kalendári nevznikajú (rezervačný proces je natoľko komplexný, že udalosť v kalendári nestačí). Opačným smerom, teda z Google Kalendára do systému reenio, teda možno synchronizovať iba obmedzene – udalosti môžu byť synchronizované ako blokácie času, takže na daný dátum a čas už nepôjde vytvoriť ďalšiu novú rezerváciu.

Doručte zákazníkovi dôležité informácie priamo do jeho mobilu, a to aj v prípadoch, keď e-mailová správa z rôznych dôvodov nestačí – potvrdenie rezervácie, upomienka pred termínom alebo inštrukcie na využitie služieb.

SMS správy sú v systéme dostupné tak vo forme systémových notifikácií, ako aj vo forme vlastných správ s ľubovoľným textom. Tie potom môžu byť automatické, kedy sa odosielajú v súvislosti s nejakou udalosťou, alebo odoslané ručne priamo z detailu konkrétneho zákazníka či hromadne pre viacerých zákazníkov naraz. SMS správy sú obmedzené svojou dĺžkou a možnosťami oznamu, napriek tomu hrajú dôležitú úlohu pri informovaní zákazníkov.

Zaujímavou možnosťou je využitie SMS správ pre ďalšie funkcionality. Či už ide o overenie telefónneho čísla zákazníka pri registrácii či vytváraní novej rezervácie, alebo ako technický komunikačný kanál – na ovládanie zariadenia pomocou vopred definovaného textu SMS správy, napr. spustenie kúrenia v saune pred začiatkom rezervácie.

Ponúknite zákazníkom aj klasickú platbu bankovým prevodom tam, kde nespoždáte na okamžité potvrdenie – ideálne pre rezervácie s dlhším predstihom.

Platba prevodom sa v systéme reenio hodí najmä tam, kde lehota na povinnú úhradu rezervácie je tri dni a viac, prípadne kde platba nie je podmienkou vzniku rezervácie vôbec. Výhodou tohto prístupu je, že všetko prebieha len v rámci rezervačného systému a banky a nie je potrebné mať zriadenú online platobnú bránu. Ďalšou výhodou sú nižšie náklady na realizáciu platieb. Nevýhodou naopak je zložitejšia kontrola, synchronizácia a rýchlosť platieb.

Systém zákazníkovi poskytne platobné údaje (číslo účtu, sumu, variabilný symbol – a to aj vo forme obľúbeného platobného QR kódu) potrebné na odoslanie platby a podľa variabilného symbolu potom možno platbu dohľadať a spárovať s konkrétnou rezerváciou resp. nákupom v prípade darčekových poukazov. Párovanie možno urobiť ručne priamo v administrácii, alebo automaticky – stačí si u podporovanej banky nastaviť zasielanie notifikácií o prichádzajúcej platbe na unikátnu e-mailovú adresu. Hneď ako taká notifikácia od banky príde, systém platbu podľa variabilného symbolu spáruje a rezerváciu označí ako uhradenú sám.

Platba prevodom je spravidla dostupná aj ako jedna z metód v rámci online platobnej brány, avšak v tomto prípade je jej aktivácia skôr komplikáciou, keď sa v jednom riešení kombinujú úplne odlišné platobné metódy. Rovnako ako pri ostatných spôsoboch platby systém v momente spárovania platby automaticky vystaví a zákazníkovi odošle príslušný účtovný doklad.

Automatizujte komunikáciu so zákazníkmi presne podľa svojich potrieb – od upomienok cez dotazníky spokojnosti až po marketingové ponuky, a to formou e-mailov či SMS správ. Možnosti vlastných správ sú však oveľa širšie. Pomocou vlastných správ je možné notifikovať externý systém či zariadenie alebo informovať správcu či zamestnancov.

Vlastné správy umožňujú nastaviť odosielanie správ naviazaných na konkrétnu udalosť v rezervačnom procese a zodpovedajúci okamih v čase. Udalosť môže byť automatická (vytvorenie rezervácie, koniec konania rezervácie a pod.) alebo naviazaná na ručnú zmenu stavu rezervácie v administrácii či mobilnej aplikácii.

• E-mail

  Základný typ vlastnej správy, kedy sa odosiela textová e-mailová správa s vlastným obsahom.

• SMS

  Populárny typ správy, ktorá je síce obmedzená svojou veľkosťou a formátom, ale zase má väčšiu istotu doručenia.

• Webhook

  Technické riešenie na notifikáciu externého systému o tom, že nastala nejaká udalosť. Typicky pre rôzne automatizácie.

• Mobilná aplikácia

  Rýchla možnosť zaslania upozornenia priamo do konkrétnej mobilnej aplikácie reenio.

• Smartemailing

  Ak nestačí jednoduchý textový obsah e-mailovej správy, je možné využiť šablóny a odosielanie pomocou nástroja Smartemailing.

Na rozdiel od systémových notifikácií, ktoré majú pevne daný obsah a štruktúru, pri vlastných správach si sami určujete obsah a účel použitia – typicky ide o poďakovanie či prosbu o spätnú väzbu po skončení termínu, upomienku pred blížiacim sa termínom, marketingovú ponuku, inštrukcie k rezervácii, prianie k narodeninám či meninám (aj s darčekovým poukazom) alebo pripomenutie sa zákazníkovi, ktorý sa dlho nerezervoval.

Obsah vlastných správ môže obsahovať aj tzv. zástupné premenné, ktoré sa pri samotnom odoslaní správy nahradia zodpovedajúcou hodnotou, napr. menom zákazníka, časom začiatku rezervácie. Vlastné správy sa k termínom priraďujú cez skupiny správ, takže nie je potrebné nastavovať pravidlá pre každý termín zvlášť a zároveň sa zachováva flexibilita pre rôzne situácie a potreby.

Špecialitou niektorých typov správ a konkrétnych udalostí je možnosť doplniť vlastnú správu o dynamické prvky – dotazník spokojnosti alebo vygenerovaný kód poukazu. Tu je len na vás, ako tieto možnosti zaintegrujete do svojich marketingových aktivít a činností.

Zistite o zákazníkoch všetko potrebné už pri rezervácii – rozšírte štandardný formulár o vlastné polia a prispôsobte formulár konkrétnemu termínu i typu služby.

Vlastné rezervačné formuláre umožňujú doplniť štandardný rezervačný formulár (meno, e-mail, telefón) o ľubovoľné ďalšie polia podľa potrieb vášho podnikania – od zaškrtávacích políčok cez výber z možností, zadávanie textu až po nahranie súboru (napr. fotka zákazníka alebo scan potvrdenia). Možné je aj zadávanie špecializovaných údajov, kedy sa systém postará o kontrolu ich správneho formátu.

Jednotlivé vlastné polia je možné vyžadovať ako povinné alebo ich zobrazovať až na základe rezervovanej kapacity či skôr zvolenej hodnoty. Špeciálnu skupinu potom tvoria formulárové polia, ktoré ovplyvňujú cenu rezervácie – typicky je tak jednoduché riešiť napr. príplatok za zapožičanie vybavenia, zľavu pre členov alebo úpravu ceny pri nadštandardnom rozsahu poskytnutej služby.

Formulár možno priradiť jednotlivému termínu, alebo nastaviť globálne tak, aby platil automaticky pre všetky termíny na rezervačnej stránke. Práca s vlastnými formulármi je teda veľmi jednoduchá a zároveň ponúka veľmi široké možnosti využitia.

Dáta zadané v rámci vlastného rezervačného formulára sa ukladajú ako súčasť konkrétnej rezervácie a možno ich tiež zahrnúť do exportu do Excelu a ďalej s nimi podľa potreby pracovať.

Typ termínu Poukaz na rozdiel od ostatných typov termínov nenúti zákazníka vybrať si konkrétny dátum a čas využitia rezervovaných služieb. Rezervácia mu iba povie, v akom období môže službu využiť. Práve preto sa tento typ termínu nehodí pre služby obmedzené kapacitou alebo konkrétnym časom – neumožňuje totiž nastaviť celkovú kapacitu, pretože vopred nie je jasné, kedy presne zákazník svoju rezerváciu využije.

Tento typ termínu, resp. rezervácií, je vhodný všade tam, kde chcete predávať svoje služby (typicky vo forme vstupeniek) a zároveň nie je príliš dôležité, kedy zákazníci dorazia či aká je obmedzujúca kapacita. Medzi typické využitie tak patria rôzne výstavy, zoologické záhrady, pamiatky alebo rôzne formy prístupov.

Oslovte a komunikujte so svojimi zákazníkmi v ich jazyku, či už rezervujú z Česka, Slovenska alebo zo zahraničia – rezervačnú stránku i celú administráciu možno prevádzkovať vo viacerých jazykových verziách súčasne. Pre administráciu sú dostupné 4 podporované jazyky, pre rezervačnú stránku potom 7 jazykov na možnú lokalizáciu.

Vlastný obsah, ktorý si do systému zadávate sami (obchodné podmienky, popisy zdrojov, názvy termínov, informácie na úvodnej stránke a pod.), je potrebné preložiť a zaistiť z vašej strany. Systém ponúka prehľadný spôsob, ako spravovať informácie vo viacerých jazykoch.

Ponúknite zákazníkom rezerváciu presne v čase, ktorý vyhovuje im aj vám – nemusia sa vojsť do vopred daných časových blokov ako pri Type interval, jednoducho si zvolia štart aj dĺžku podľa možností termínu.

Pri type termínu Ľubovoľný čas definujete časové okno, v ktorom je rezervácia možná, a ďalšie nastavenie potom určuje, v akých časových krokoch môže rezervácia začínať a ako dlho môže trvať. Hodí sa tam, kde je základom prevádzková doba a typicky ide o poskytovanie rôznych služieb ako prenájom priestorov, masáže, kaderníctvo, solárium alebo osobné stretnutia.

V kombinácii so stráženim kolízií tak tento typ ponúka veľmi flexibilnú možnosť ponuky rôznych služieb, za rôzne ceny a s rôznou dĺžkou, a to tak, že objednaním jednej služby sa blokuje ponuka na iné služby v rovnaký čas.

Mobilná aplikácia reenio (Android a iOS) slúži predovšetkým na jednoduché a rýchle online odbavovanie jednotlivých rezervácií a vstupeniek priamo na mieste. Okrem toho obsahuje aj prehľadový kalendár s rezerváciami a zoznamom zákazníkov, takže rezerváciu možno dohľadať aj bez znalosti konkrétneho kódu.

Aplikácia je teda určená pre správcov, prípadne ďalších používateľov (napr. brigádnikov, obsluhu, recepčných), ktorí potrebujú mať prístup k dátam a informáciám rýchlo a operatívne. S tým sa počíta aj v tom, že na prihlásenie do aplikácie nemusí mať používateľ prístup do plnej administrácie systému, ale na prihlásenie možno využiť špeciálny autorizačný QR kód.

Kód rezervácie sa primárne skenuje v podobe QR kódu pomocou fotoaparátu mobilného zariadenia, ale možno ho zadať aj ručne alebo dohľadať. Pri väčšom počte návštevníkov je vhodné obstarať si mobilné zariadenie s hardvérovou laserovou čítačkou kódov – čítanie je výrazne rýchlejšie a spoľahlivejšie. V spojení s režimom automatického odbavenia, kedy sa kód, ak je s rezerváciou/vstupenkou všetko v poriadku, po naskenovaní po chvíli sám označí ako odbavený, je to veľmi rýchly pomocník.

Aplikácia vie odbaviť aj jednotlivé miesta v rámci jednej rezervácie (napr. konkrétne sedadlá), a okrem rezervácií zvláda aj uplatnenie poukazov či permanentiek naskenovaním ich kódu.