rezervačný systém pre detské skupiny a záujmové krúžky

Zistite o zákazníkoch všetko potrebné už pri rezervácii – rozšírte štandardný formulár o vlastné polia a prispôsobte formulár konkrétnemu termínu i typu služby.

Vlastné rezervačné formuláre umožňujú doplniť štandardný rezervačný formulár (meno, e-mail, telefón) o ľubovoľné ďalšie polia podľa potrieb vášho podnikania – od zaškrtávacích políčok cez výber z možností, zadávanie textu až po nahranie súboru (napr. fotka zákazníka alebo scan potvrdenia). Možné je aj zadávanie špecializovaných údajov, kedy sa systém postará o kontrolu ich správneho formátu.

Jednotlivé vlastné polia je možné vyžadovať ako povinné alebo ich zobrazovať až na základe rezervovanej kapacity či skôr zvolenej hodnoty. Špeciálnu skupinu potom tvoria formulárové polia, ktoré ovplyvňujú cenu rezervácie – typicky je tak jednoduché riešiť napr. príplatok za zapožičanie vybavenia, zľavu pre členov alebo úpravu ceny pri nadštandardnom rozsahu poskytnutej služby.

Formulár možno priradiť jednotlivému termínu, alebo nastaviť globálne tak, aby platil automaticky pre všetky termíny na rezervačnej stránke. Práca s vlastnými formulármi je teda veľmi jednoduchá a zároveň ponúka veľmi široké možnosti využitia.

Dáta zadané v rámci vlastného rezervačného formulára sa ukladajú ako súčasť konkrétnej rezervácie a možno ich tiež zahrnúť do exportu do Excelu a ďalej s nimi podľa potreby pracovať.

Ponúknite zákazníkom rezerváciu celého kurzu alebo cyklu lekcií naraz – termín sa vždy rezervuje ako jeden celok, a nie po jednotlivých dňoch samostatne.

Tento typ termínu je pomerne špecifický a umožňuje definovať súbor termínov, ktoré sa vždy rezervujú ako jeden celok. Typickým príkladom je kurz konajúci sa každý pondelok od 9 do 11 hodín počas 3 mesiacov – zákazník si tak nerezervuje jednotlivé pondelky zvlášť, ale celý kurz naraz ako nedeliteľnú sekvenciu.

Sekvenciu je možné aj upravovať, a to tak, že sa využije opakovanie termínu a následne editácia jednotlivých výskytov, čo zaistí, že všetky termíny zostanú v definovanej sekvencii. Nie je teda problém vytvoriť sekvenciu, ktorá bude mať pondelňajšie termíny o 17. hodine a stredajšie o 19. hodine.

Sekvencia sa hodí predovšetkým pre tanečné kurzy, plavecké kurzy, vzdelávacie kurzy, jazykovú výučbu, krúžky pre deti a podobné opakujúce sa aktivity.

Nechajte zákazníkov zaplatiť za rezerváciu alebo vstupenky hneď online, ešte pred poskytnutím služby – rýchlejšie, pohodlnejšie a s istotou, že rezervácia bude uhradená, a teda využitá.

Systém reenio umožňuje vyžadovať platbu vopred ako súčasť rezervačného procesu, takže zákazník má platnú rezerváciu až po zaplatení. Sami si nastavíte, či je online platba povinná, alebo necháte na rozhodnutí zákazníka zaplatiť až na mieste. Pri povinnej platbe je možné určiť lehotu, dokedy musí byť nová rezervácia uhradená, inak je automaticky stornovaná a miesto sa uvoľní pre ďalšieho zákazníka.

V rámci online platieb je možné vybrať si z viacerých podporovaných platobných brán. Rezervačný systém potom zabezpečí technické prepojenie a komunikáciu s vybranou platobnou bránou, ale všetky obchodné a formálne záležitosti riešite priamo s poskytovateľom platobnej brány – prijaté peniaze máte priamo pod svojou kontrolou a na svojom vlastnom obchodnom účte.

• GoPay

  Online platobná brána ponúkajúca širokú paletu platobných metód od platby kartou až po rýchle bankové prevody, Apple Pay či Google Pay.

• Comgate

  Ďalšia z českých platobných brán pôsobiacich aj v ďalších európskych krajinách. Platobné metódy sú rôzne a pokrývajú bežné potreby.

• Stripe

  Globálna platobná brána, ktorá je čoraz populárnejšia. Ponúka rýchlu integráciu a schválenie, takže platby je možné začať prijímať v priebehu pár minút.

• Platba prevodom

  Špeciálny typ platobnej metódy, kedy rezervačný systém sám dokáže generovať QR kód na platbu a následne automatizovane overovať a párovať prijaté platby.

Po úspešnej platbe systém automaticky označí rezerváciu ako uhradenú a zákazníkovi vygeneruje a odošle doklad o platbe. Systém reenio ponúka širokú množinu možností a funkcií, ako s platbami pracovať, vrátane exportov, refundácií a pod. Treba však brať do úvahy, že reenio samo o sebe nie je účtovným systémom.

Neprichádzajte o zákazníkov len preto, že je termín už plne obsadený – nechajte ich zapísať sa ako náhradníkov a automaticky ich informujte, hneď ako sa pre nich uvoľní miesto vďaka tomu, že niektorý predchádzajúci zákazník svoju rezerváciu stornuje.

Funkcia náhradníci umožňuje zákazníkom prejaviť záujem o rezerváciu aj v okamihu, keď už termín nemá voľnú kapacitu. Rezervácia im v tú chvíľu ešte nevznikne, systém iba eviduje ich záujem vrát. ich údajov. Hneď ako sa zodpovedajúca kapacita uvoľní (napr. iný zákazník rezerváciu zruší), systém automaticky vyberie podľa poradia a kapacity náhradníka z fronty a vytvorí pre neho štandardnú rezerváciu so všetkým, čo k tomu patrí – odoslaním potvrdenia, prípadnou výzvou na platbu, storno pravidlami a pod. Ak sa na náhradníka nedostane, systém ho už ďalej nijako neinformuje.

Táto funkcionalita je dostupná iba pri termíne typu Celý jeden termín a je potrebné ju najprv povoliť a nastaviť jej parametre v rámci konkrétneho termínu.

Prevádzkujte na jednej rezervačnej stránke ľubovoľne pestrú ponuku služieb – jednorazové akcie, opakujúce sa kurzy, prenájom priestorov i predaj vstupeniek súčasne? Rezervačný systém reenio vie pokryť aj tieto komplexné modely podnikania.

Rezervačný systém reenio nie je obmedzený len na jediný typ ponuky – v rámci jednej stránky si môžete vytvoriť ľubovoľné množstvo zdrojov (miest, služieb, zamestnancov) a ku každému z nich priradiť termíny toho typu, ktorý danej ponuke najlepšie vyhovuje. Vedľa seba tak môže fungovať napríklad hodinový prenájom kurtu cez intervalové termíny, mesačný kurz jogy ako celá sekvencia, jednorazový seminár ako celý jeden termín i predaj permanentiek alebo darčekových poukazov – všetko na jednej rezervačnej stránke a v jednej administrácii.

Prehľadnosť takto pestrej ponuky zaisťuje rozcestník, ktorý možno nastaviť ako viacstupňový a zákazníka ním previesť krok za krokom (napr. najprv výber služby, potom zamestnanca alebo pobočky).

V neposlednom rade vďaka stráženiu kolízií v čase navyše systém sám ustráži, že sa rovnaký zdroj (napr. konkrétny zamestnanec alebo miestnosť) neocitne v dvoch rezerváciách súčasne, aj keď je využívaný naprieč rôznymi typmi termínov a zdrojov.

Veďte si prehľadnú databázu zákazníkov s históriou rezervácií a celým radom nadväzujúcich nástrojov. Systém reenio automaticky vytvára databázu zákazníkov na základe uskutočnených rezervácií alebo priamo registrácie. Registrovaný zákazník získava možnosť prihlásenia a správy svojich rezervácií priamo v prostredí rezervačnej stránky. Ak sa využíva zákaznícky kredit, potom v rámci svojho účtu vidí zostatok a môže si ho online dobíjať.

Rezerváciu možno podľa nastavenia umožniť aj bez registrácie, len zadaním e-mailu či telefónneho čísla, čo je vhodné najmä tam, kde sa nepredpokladá pravidelné a časté využívanie rezervačného systému jedným konkrétnym zákazníkom.

Kvalitne vedená a rozsiahla databáza zákazníkov je dôležitým marketingovým nástrojom. Systém ponúka možnosť hromadného rozosielania e-mailových alebo SMS správ, čo je vhodné na oslovenie zákazníkov s novou ponukou, zľavovou akciou, ale aj prevádzkovými informáciami či v rámci krízového manažmentu.

Súčasťou databázy zákazníkov sú samozrejme osobné údaje, čo dnes vyžaduje určitý režim práce s nimi a tiež ich ochrany. Rezervačný systém umožňuje nastaviť automatické mazanie osobných údajov po uplynutí zvolenej doby a eviduje aj žiadosti zákazníkov o výmaz údajov. Toto tak uľahčuje plnenie požiadaviek GDPR vo väzbe na pravidlá definované v rámci konkrétneho podnikania.

Ak potrebujete zákaznícku databázu importovať z iného systému alebo ručne spravovanej tabuľky, nie je to žiadny problém – existujúci zoznam zákazníkov možno do systému reenio jednoducho a inteligentne naimportovať.

Ponúknite zákazníkom rezerváciu na pevne daný časový úsek s obmedzenou kapacitou – ideálne tam, kde je potrebné, aby sa jednej akcie mohlo zúčastniť viac ľudí, ale zároveň nie viac, než dokážete obslúžiť.

Pri termíne typu Celý jeden termín si zákazník vždy rezervuje celý stanovený termín, teda pevný časový úsek od – do, bez možnosti voľby vlastného času. Typicky ide o termín s vyššou kapacitou, ktorý sa koná v pevne danom čase – hodí sa pre športové akcie a lekcie, semináre, prednášky, koncerty, vernisáže, jednorazové kurzy, workshopy alebo prehliadky.

Pri tomto type možno zapnúť aj funkciu tzv. náhradníkov, kedy zákazník aj po vyčerpaní dostupnej kapacity môže prejaviť záujem o rezerváciu. Termín podporuje aj vytváranie opakovaných rezervácií a tiež podporuje online udalosti.

Rezervačný systém vie automaticky informovať zákazníkov, ale aj správcov a zamestnancov, o dianí okolo rezervácií – odosielanie systémových upozornení si nastavíte podľa svojich potrieb a spôsobu fungovania.

Systémové upozornenia sú automatické e-maily a SMS správy, ktoré systém odosiela v mene vašej rezervačnej stránky bez akéhokoľvek ďalšieho zásahu z vašej strany. Patrí sem potvrdenie úspešnej rezervácie, potvrdenie zrušenia, potvrdenie platby, schválenie rezervácie, PDF s rezervačnými kódmi, upozornenie na blížiaci sa termín konania a ďalšie.

V nastavení si pri jednotlivých typoch udalostí určíte, akým kanálom sa majú posielať – e-mailom, SMS, alebo oboma – a prípadne aj s akým predstihom. Napríklad upozornenie na blížiace sa konanie môže odísť 24 hodín a zároveň 3 hodiny vopred. Odoslanie samozrejme predpokladá, že máte k dispozícii zodpovedajúce kontaktné údaje zákazníka.

• Pre zákazníkov

  Všetka komunikácia a informácie smerom od systému k zákazníkovi, vrát. pripomenutia, aby rezervácia zbytočne neprepadla.

• Pre správcov

  Na zabezpečenie základného prehľadu o dianí v systéme bez potreby jeho neustálej kontroly a prihlasovania sa do administrácie.

• Pre zamestnancov

  Ideálne, pokiaľ je potrebné upozorniť konkrétneho zamestnanca, že na jeho služby vznikla rezervácia a musí s tým počítať.

Na rozdiel od vlastných správ ide v tomto prípade o správy s pevne daným obsahom zohľadňujúcim informácie o rezervácii – ich obsah či podobu nemožno voľne upravovať, len nastaviť, kedy a komu sa majú posielať.

Ponúknite verným zákazníkom výhodnejší a pohodlnejší spôsob platby za opakované návštevy – permanentku na určitý počet vstupov alebo v určitej hodnote, alebo dobíjací zákaznícky kredit.

Systém reenio ponúka niekoľko spôsobov, ako zákazníkom umožniť platiť za rezervácie na základe skôr predplatenej hodnoty namiesto jednotlivých priamych platieb.

Permanentky fungujú ako špeciálny typ poukazu s nastaveným počtom vstupov alebo s postupne čerpanou sumou (kreditová permanentka). Aplikácia kódu permanentky potom zodpovedajúcim spôsobom upraví cenu rezervácie, a to odpočítaním definovanej sumy alebo zľavou pokojne 100 %. Tieto kódy nemusia byť viazané na konkrétny registrovaný účet zákazníka, takže sa dajú ľahko a flexibilne používať. Dá sa ich tiež obmedziť na konkrétne termíny, takže jasne určíte, na ktoré ponúkané aktivity permanentku použiť možno, a na ktoré nie.

Zákaznícky kredit naproti tomu funguje ako virtuálna peňaženka naviazaná na registrovaný a prihlásený zákaznícky účet. Zákazník si kredit môže sám dobiť online cez platobnú bránu (aj s prípadným bonusom), alebo mu ho dobijete ručne v administrácii, napríklad pri platbe na recepcii v hotovosti. Kreditová peňaženka môže mať z princípu tiež nastavenú expiráciu.

Obe riešenia možno efektívne využívať v spojení s online platbami, kedy celý proces obstarania permanentky či kreditov môže byť plne automatizovaný. Možnosti sú široké a vždy záleží na konkrétnom nastavení a premyslení fungovania, ako a podľa akých pravidiel budú tieto prozákaznícke nástroje fungovať v konkrétnom type podnikania.