rezervačný systém pre základné a stredné školy

Automatizujte komunikáciu so zákazníkmi presne podľa svojich potrieb – od upomienok cez dotazníky spokojnosti až po marketingové ponuky, a to formou e-mailov či SMS správ. Možnosti vlastných správ sú však oveľa širšie. Pomocou vlastných správ je možné notifikovať externý systém či zariadenie alebo informovať správcu či zamestnancov.

Vlastné správy umožňujú nastaviť odosielanie správ naviazaných na konkrétnu udalosť v rezervačnom procese a zodpovedajúci okamih v čase. Udalosť môže byť automatická (vytvorenie rezervácie, koniec konania rezervácie a pod.) alebo naviazaná na ručnú zmenu stavu rezervácie v administrácii či mobilnej aplikácii.

• E-mail

  Základný typ vlastnej správy, kedy sa odosiela textová e-mailová správa s vlastným obsahom.

• SMS

  Populárny typ správy, ktorá je síce obmedzená svojou veľkosťou a formátom, ale zase má väčšiu istotu doručenia.

• Webhook

  Technické riešenie na notifikáciu externého systému o tom, že nastala nejaká udalosť. Typicky pre rôzne automatizácie.

• Mobilná aplikácia

  Rýchla možnosť zaslania upozornenia priamo do konkrétnej mobilnej aplikácie reenio.

• Smartemailing

  Ak nestačí jednoduchý textový obsah e-mailovej správy, je možné využiť šablóny a odosielanie pomocou nástroja Smartemailing.

Na rozdiel od systémových notifikácií, ktoré majú pevne daný obsah a štruktúru, pri vlastných správach si sami určujete obsah a účel použitia – typicky ide o poďakovanie či prosbu o spätnú väzbu po skončení termínu, upomienku pred blížiacim sa termínom, marketingovú ponuku, inštrukcie k rezervácii, prianie k narodeninám či meninám (aj s darčekovým poukazom) alebo pripomenutie sa zákazníkovi, ktorý sa dlho nerezervoval.

Obsah vlastných správ môže obsahovať aj tzv. zástupné premenné, ktoré sa pri samotnom odoslaní správy nahradia zodpovedajúcou hodnotou, napr. menom zákazníka, časom začiatku rezervácie. Vlastné správy sa k termínom priraďujú cez skupiny správ, takže nie je potrebné nastavovať pravidlá pre každý termín zvlášť a zároveň sa zachováva flexibilita pre rôzne situácie a potreby.

Špecialitou niektorých typov správ a konkrétnych udalostí je možnosť doplniť vlastnú správu o dynamické prvky – dotazník spokojnosti alebo vygenerovaný kód poukazu. Tu je len na vás, ako tieto možnosti zaintegrujete do svojich marketingových aktivít a činností.

Ponúknite zákazníkom rezerváciu na pevne daný časový úsek s obmedzenou kapacitou – ideálne tam, kde je potrebné, aby sa jednej akcie mohlo zúčastniť viac ľudí, ale zároveň nie viac, než dokážete obslúžiť.

Pri termíne typu Celý jeden termín si zákazník vždy rezervuje celý stanovený termín, teda pevný časový úsek od – do, bez možnosti voľby vlastného času. Typicky ide o termín s vyššou kapacitou, ktorý sa koná v pevne danom čase – hodí sa pre športové akcie a lekcie, semináre, prednášky, koncerty, vernisáže, jednorazové kurzy, workshopy alebo prehliadky.

Pri tomto type možno zapnúť aj funkciu tzv. náhradníkov, kedy zákazník aj po vyčerpaní dostupnej kapacity môže prejaviť záujem o rezerváciu. Termín podporuje aj vytváranie opakovaných rezervácií a tiež podporuje online udalosti.

Nechajte zákazníkov zaplatiť za rezerváciu alebo vstupenky hneď online, ešte pred poskytnutím služby – rýchlejšie, pohodlnejšie a s istotou, že rezervácia bude uhradená, a teda využitá.

Systém reenio umožňuje vyžadovať platbu vopred ako súčasť rezervačného procesu, takže zákazník má platnú rezerváciu až po zaplatení. Sami si nastavíte, či je online platba povinná, alebo necháte na rozhodnutí zákazníka zaplatiť až na mieste. Pri povinnej platbe je možné určiť lehotu, dokedy musí byť nová rezervácia uhradená, inak je automaticky stornovaná a miesto sa uvoľní pre ďalšieho zákazníka.

V rámci online platieb je možné vybrať si z viacerých podporovaných platobných brán. Rezervačný systém potom zabezpečí technické prepojenie a komunikáciu s vybranou platobnou bránou, ale všetky obchodné a formálne záležitosti riešite priamo s poskytovateľom platobnej brány – prijaté peniaze máte priamo pod svojou kontrolou a na svojom vlastnom obchodnom účte.

• GoPay

  Online platobná brána ponúkajúca širokú paletu platobných metód od platby kartou až po rýchle bankové prevody, Apple Pay či Google Pay.

• Comgate

  Ďalšia z českých platobných brán pôsobiacich aj v ďalších európskych krajinách. Platobné metódy sú rôzne a pokrývajú bežné potreby.

• Stripe

  Globálna platobná brána, ktorá je čoraz populárnejšia. Ponúka rýchlu integráciu a schválenie, takže platby je možné začať prijímať v priebehu pár minút.

• Platba prevodom

  Špeciálny typ platobnej metódy, kedy rezervačný systém sám dokáže generovať QR kód na platbu a následne automatizovane overovať a párovať prijaté platby.

Po úspešnej platbe systém automaticky označí rezerváciu ako uhradenú a zákazníkovi vygeneruje a odošle doklad o platbe. Systém reenio ponúka širokú množinu možností a funkcií, ako s platbami pracovať, vrátane exportov, refundácií a pod. Treba však brať do úvahy, že reenio samo o sebe nie je účtovným systémom.

Rozdeľte prácu v administrácii medzi celý tím a pritom majte pod kontrolou, kto čo môže vidieť, upravovať a nastavovať – od plného prístupu správcu až po iba nahliadanie do rezervácií.

Do administrácie rezervačného systému reenio môže mať prístup ľubovoľný počet používateľov pod svojím vlastným účtom. Systém ponúka niekoľko používateľských rolí, ktoré v spojení s konkrétnymi oprávneniami jasne určujú, na aké činnosti je daný používateľ oprávnený.

• Administrátor

  Plný prístup ku všetkým dátam i nastaveniam.

• Zamestnanec

  Flexibilná rola typicky pre používateľov, ktorí spravujú rezervácie, termíny, komunikujú so zákazníkmi a pod.

• Recepčný

  Rola navrhnutá na rýchlu a efektívnu prácu s existujúcimi rezerváciami a ich vytváraním a odbavovaním.

• Iba na čítanie

  Doplnková rola určená iba na prístup k informáciám, typicky ako bezpečný náhľad na dáta.

Vďaka používateľským rolám a oprávneniam možno prácu s rezerváciami zveriť ďalším ľuďom bez toho, aby museli mať prístup k nastaveniam rezervačnej stránky alebo ďalších parametrov systému – zamestnanec tak napr. môže spracovávať rezervácie, ale nemôže zasahovať do konfigurácie systému alebo mať prístup k evidencii online platieb. V konkrétnych prípadoch možno navyše nastaviť aj obmedzenie na konkrétnu skupinu rezervácií podľa zdroja (napr. iba na určitú pobočku alebo službu).

Prihlasovanie je možné zabezpečiť dvojfaktorovým overením, prípadne nahradiť zadávanie hesla pomocou moderných passkeys – overenie odtlačkom prsta, rozpoznaním tváre alebo zámkom obrazovky priamo v zariadení používateľa.

Ak ponúkate služby v režime pravidelných časových intervalov (60 minút, 90 minút atď.), tak toto je ideálny typ termínu, ktorý ponúkne jednoduchú a prehľadnú rezerváciu.

Typ termínu Interval umožňuje definovať časový rozsah v rámci jedného dňa a ten rozdeliť na menšie pravidelné úseky. Zákazník si na rezervačnej stránke volí tieto konkrétne časové úseky, ktoré na seba môžu aj nadväzovať a tým si predĺži svoju rezerváciu podľa definovaných pravidiel.

Tento typ termínu sa typicky hodí pre športoviská a športové areály, poradenské a konzultačné služby, wellness alebo saunu.

Zistite o zákazníkoch všetko potrebné už pri rezervácii – rozšírte štandardný formulár o vlastné polia a prispôsobte formulár konkrétnemu termínu i typu služby.

Vlastné rezervačné formuláre umožňujú doplniť štandardný rezervačný formulár (meno, e-mail, telefón) o ľubovoľné ďalšie polia podľa potrieb vášho podnikania – od zaškrtávacích políčok cez výber z možností, zadávanie textu až po nahranie súboru (napr. fotka zákazníka alebo scan potvrdenia). Možné je aj zadávanie špecializovaných údajov, kedy sa systém postará o kontrolu ich správneho formátu.

Jednotlivé vlastné polia je možné vyžadovať ako povinné alebo ich zobrazovať až na základe rezervovanej kapacity či skôr zvolenej hodnoty. Špeciálnu skupinu potom tvoria formulárové polia, ktoré ovplyvňujú cenu rezervácie – typicky je tak jednoduché riešiť napr. príplatok za zapožičanie vybavenia, zľavu pre členov alebo úpravu ceny pri nadštandardnom rozsahu poskytnutej služby.

Formulár možno priradiť jednotlivému termínu, alebo nastaviť globálne tak, aby platil automaticky pre všetky termíny na rezervačnej stránke. Práca s vlastnými formulármi je teda veľmi jednoduchá a zároveň ponúka veľmi široké možnosti využitia.

Dáta zadané v rámci vlastného rezervačného formulára sa ukladajú ako súčasť konkrétnej rezervácie a možno ich tiež zahrnúť do exportu do Excelu a ďalej s nimi podľa potreby pracovať.

Nenechajte zákazníkov vytvárať rezervácie online, ale rozhodnite sami, ktorú rezerváciu schválite – to je užitočné všade tam, kde je potrebné žiadosť o rezerváciu najskôr posúdiť, než zákazníkovi termín skutočne priradíte.

Funkcia schvaľovania rezervácií mení štandardný proces tak, že rezervácia vytvorená zákazníkom nevznikne rovno ako schválená, ale najskôr čaká na vaše schválenie v administrácii. Zákazník po vytvorení rezervácie dostane informáciu, že jeho rezervácia čaká na schválenie, a definitívne potvrdenie (prípadne aj výzvu na online platbu) dostane až vo chvíli, keď rezerváciu sami schválite, alebo naopak zamietnete.

Toto sa hodí všade tam, kde chcete mať nad obsadenosťou termínov plnú kontrolu – napríklad pri individuálnych konzultáciách, kde si potrebujete najskôr overiť vhodnosť termínu, pri službách vyžadujúcich zaistenie nadväzujúcich potrieb, alebo tam, kde chcete zamedziť náhodným či nevhodným rezerváciám.

Dostaňte dáta o rezerváciách a zákazníkoch jednoducho mimo systém reenio a môžete s nimi ďalej pracovať v Exceli, pomocou AI alebo ich využiť na import do ďalších systémov, napr. pre e-mailový marketing.

Prehľady rezervácií i zákazníkov možno kedykoľvek jednoducho exportovať do Excelu, a to aj s dátami z vlastných rezervačných a registračných formulárov.

Okrem jednoduchého exportu dát možno rezervačný systém prepojiť s ďalšími systémami aj pomocou API alebo webhookov, a odovzdávať tak dáta programovo a v reálnom čase, rovnako ako s nimi pracovať na úrovni ich dátovej štruktúry.

Neprichádzajte o zákazníkov len preto, že je termín už plne obsadený – nechajte ich zapísať sa ako náhradníkov a automaticky ich informujte, hneď ako sa pre nich uvoľní miesto vďaka tomu, že niektorý predchádzajúci zákazník svoju rezerváciu stornuje.

Funkcia náhradníci umožňuje zákazníkom prejaviť záujem o rezerváciu aj v okamihu, keď už termín nemá voľnú kapacitu. Rezervácia im v tú chvíľu ešte nevznikne, systém iba eviduje ich záujem vrát. ich údajov. Hneď ako sa zodpovedajúca kapacita uvoľní (napr. iný zákazník rezerváciu zruší), systém automaticky vyberie podľa poradia a kapacity náhradníka z fronty a vytvorí pre neho štandardnú rezerváciu so všetkým, čo k tomu patrí – odoslaním potvrdenia, prípadnou výzvou na platbu, storno pravidlami a pod. Ak sa na náhradníka nedostane, systém ho už ďalej nijako neinformuje.

Táto funkcionalita je dostupná iba pri termíne typu Celý jeden termín a je potrebné ju najprv povoliť a nastaviť jej parametre v rámci konkrétneho termínu.