rezervačný systém pre lekársku ambulanciu

Získavajte od zákazníkov potrebné dokumenty priamo v priebehu rezervácie – súhlasy, potvrdenia, fotografie alebo iné súbory, ktoré potom máte vždy poruke ku konkrétnej rezervácii či zákazníkovi. Podobne je možné ukladať si dokumenty aj ku konkrétnemu zákazníkovi a mať tak ucelený profil a jeho históriu.

Funkcia úložiska umožňuje zákazníkom nahrávať a systému ukladať súbory naviazané na konkrétnu rezerváciu alebo zákaznícky profil. Typickým využitím sú rôzne potvrdenia, plné moci, fotografie alebo kópie dokladov potrebných na poskytnutie služby – všetko, čo uľahčí komunikáciu i samotný priebeh poskytnutia služby, pretože dokumenty máte k dispozícii už v okamihu rezervácie.

Nahrávanie súborov sa do rezervačného formulára dopĺňa pomocou vlastných formulárov ako samostatná formulárová položka. Súbor možno získať aj v procese registrácie zákazníka, obdobným rozšírením registračného formulára. Ďalšou možnosťou je správa súborov priamo v administrácii, kedy je možné s nimi typicky pracovať v rámci detailu konkrétneho zákazníka.

Ak ponúkate služby v režime pravidelných časových intervalov (60 minút, 90 minút atď.), tak toto je ideálny typ termínu, ktorý ponúkne jednoduchú a prehľadnú rezerváciu.

Typ termínu Interval umožňuje definovať časový rozsah v rámci jedného dňa a ten rozdeliť na menšie pravidelné úseky. Zákazník si na rezervačnej stránke volí tieto konkrétne časové úseky, ktoré na seba môžu aj nadväzovať a tým si predĺži svoju rezerváciu podľa definovaných pravidiel.

Tento typ termínu sa typicky hodí pre športoviská a športové areály, poradenské a konzultačné služby, wellness alebo saunu.

Neprichádzajte o zákazníkov len preto, že je termín už plne obsadený – nechajte ich zapísať sa ako náhradníkov a automaticky ich informujte, hneď ako sa pre nich uvoľní miesto vďaka tomu, že niektorý predchádzajúci zákazník svoju rezerváciu stornuje.

Funkcia náhradníci umožňuje zákazníkom prejaviť záujem o rezerváciu aj v okamihu, keď už termín nemá voľnú kapacitu. Rezervácia im v tú chvíľu ešte nevznikne, systém iba eviduje ich záujem vrát. ich údajov. Hneď ako sa zodpovedajúca kapacita uvoľní (napr. iný zákazník rezerváciu zruší), systém automaticky vyberie podľa poradia a kapacity náhradníka z fronty a vytvorí pre neho štandardnú rezerváciu so všetkým, čo k tomu patrí – odoslaním potvrdenia, prípadnou výzvou na platbu, storno pravidlami a pod. Ak sa na náhradníka nedostane, systém ho už ďalej nijako neinformuje.

Táto funkcionalita je dostupná iba pri termíne typu Celý jeden termín a je potrebné ju najprv povoliť a nastaviť jej parametre v rámci konkrétneho termínu.

Zistite o zákazníkoch všetko potrebné už pri rezervácii – rozšírte štandardný formulár o vlastné polia a prispôsobte formulár konkrétnemu termínu i typu služby.

Vlastné rezervačné formuláre umožňujú doplniť štandardný rezervačný formulár (meno, e-mail, telefón) o ľubovoľné ďalšie polia podľa potrieb vášho podnikania – od zaškrtávacích políčok cez výber z možností, zadávanie textu až po nahranie súboru (napr. fotka zákazníka alebo scan potvrdenia). Možné je aj zadávanie špecializovaných údajov, kedy sa systém postará o kontrolu ich správneho formátu.

Jednotlivé vlastné polia je možné vyžadovať ako povinné alebo ich zobrazovať až na základe rezervovanej kapacity či skôr zvolenej hodnoty. Špeciálnu skupinu potom tvoria formulárové polia, ktoré ovplyvňujú cenu rezervácie – typicky je tak jednoduché riešiť napr. príplatok za zapožičanie vybavenia, zľavu pre členov alebo úpravu ceny pri nadštandardnom rozsahu poskytnutej služby.

Formulár možno priradiť jednotlivému termínu, alebo nastaviť globálne tak, aby platil automaticky pre všetky termíny na rezervačnej stránke. Práca s vlastnými formulármi je teda veľmi jednoduchá a zároveň ponúka veľmi široké možnosti využitia.

Dáta zadané v rámci vlastného rezervačného formulára sa ukladajú ako súčasť konkrétnej rezervácie a možno ich tiež zahrnúť do exportu do Excelu a ďalej s nimi podľa potreby pracovať.

Doručte zákazníkovi dôležité informácie priamo do jeho mobilu, a to aj v prípadoch, keď e-mailová správa z rôznych dôvodov nestačí – potvrdenie rezervácie, upomienka pred termínom alebo inštrukcie na využitie služieb.

SMS správy sú v systéme dostupné tak vo forme systémových notifikácií, ako aj vo forme vlastných správ s ľubovoľným textom. Tie potom môžu byť automatické, kedy sa odosielajú v súvislosti s nejakou udalosťou, alebo odoslané ručne priamo z detailu konkrétneho zákazníka či hromadne pre viacerých zákazníkov naraz. SMS správy sú obmedzené svojou dĺžkou a možnosťami oznamu, napriek tomu hrajú dôležitú úlohu pri informovaní zákazníkov.

Zaujímavou možnosťou je využitie SMS správ pre ďalšie funkcionality. Či už ide o overenie telefónneho čísla zákazníka pri registrácii či vytváraní novej rezervácie, alebo ako technický komunikačný kanál – na ovládanie zariadenia pomocou vopred definovaného textu SMS správy, napr. spustenie kúrenia v saune pred začiatkom rezervácie.

Veďte si prehľadnú databázu zákazníkov s históriou rezervácií a celým radom nadväzujúcich nástrojov. Systém reenio automaticky vytvára databázu zákazníkov na základe uskutočnených rezervácií alebo priamo registrácie. Registrovaný zákazník získava možnosť prihlásenia a správy svojich rezervácií priamo v prostredí rezervačnej stránky. Ak sa využíva zákaznícky kredit, potom v rámci svojho účtu vidí zostatok a môže si ho online dobíjať.

Rezerváciu možno podľa nastavenia umožniť aj bez registrácie, len zadaním e-mailu či telefónneho čísla, čo je vhodné najmä tam, kde sa nepredpokladá pravidelné a časté využívanie rezervačného systému jedným konkrétnym zákazníkom.

Kvalitne vedená a rozsiahla databáza zákazníkov je dôležitým marketingovým nástrojom. Systém ponúka možnosť hromadného rozosielania e-mailových alebo SMS správ, čo je vhodné na oslovenie zákazníkov s novou ponukou, zľavovou akciou, ale aj prevádzkovými informáciami či v rámci krízového manažmentu.

Súčasťou databázy zákazníkov sú samozrejme osobné údaje, čo dnes vyžaduje určitý režim práce s nimi a tiež ich ochrany. Rezervačný systém umožňuje nastaviť automatické mazanie osobných údajov po uplynutí zvolenej doby a eviduje aj žiadosti zákazníkov o výmaz údajov. Toto tak uľahčuje plnenie požiadaviek GDPR vo väzbe na pravidlá definované v rámci konkrétneho podnikania.

Ak potrebujete zákaznícku databázu importovať z iného systému alebo ručne spravovanej tabuľky, nie je to žiadny problém – existujúci zoznam zákazníkov možno do systému reenio jednoducho a inteligentne naimportovať.

Rozdeľte prácu v administrácii medzi celý tím a pritom majte pod kontrolou, kto čo môže vidieť, upravovať a nastavovať – od plného prístupu správcu až po iba nahliadanie do rezervácií.

Do administrácie rezervačného systému reenio môže mať prístup ľubovoľný počet používateľov pod svojím vlastným účtom. Systém ponúka niekoľko používateľských rolí, ktoré v spojení s konkrétnymi oprávneniami jasne určujú, na aké činnosti je daný používateľ oprávnený.

• Administrátor

  Plný prístup ku všetkým dátam i nastaveniam.

• Zamestnanec

  Flexibilná rola typicky pre používateľov, ktorí spravujú rezervácie, termíny, komunikujú so zákazníkmi a pod.

• Recepčný

  Rola navrhnutá na rýchlu a efektívnu prácu s existujúcimi rezerváciami a ich vytváraním a odbavovaním.

• Iba na čítanie

  Doplnková rola určená iba na prístup k informáciám, typicky ako bezpečný náhľad na dáta.

Vďaka používateľským rolám a oprávneniam možno prácu s rezerváciami zveriť ďalším ľuďom bez toho, aby museli mať prístup k nastaveniam rezervačnej stránky alebo ďalších parametrov systému – zamestnanec tak napr. môže spracovávať rezervácie, ale nemôže zasahovať do konfigurácie systému alebo mať prístup k evidencii online platieb. V konkrétnych prípadoch možno navyše nastaviť aj obmedzenie na konkrétnu skupinu rezervácií podľa zdroja (napr. iba na určitú pobočku alebo službu).

Prihlasovanie je možné zabezpečiť dvojfaktorovým overením, prípadne nahradiť zadávanie hesla pomocou moderných passkeys – overenie odtlačkom prsta, rozpoznaním tváre alebo zámkom obrazovky priamo v zariadení používateľa.

Automatizujte komunikáciu so zákazníkmi presne podľa svojich potrieb – od upomienok cez dotazníky spokojnosti až po marketingové ponuky, a to formou e-mailov či SMS správ. Možnosti vlastných správ sú však oveľa širšie. Pomocou vlastných správ je možné notifikovať externý systém či zariadenie alebo informovať správcu či zamestnancov.

Vlastné správy umožňujú nastaviť odosielanie správ naviazaných na konkrétnu udalosť v rezervačnom procese a zodpovedajúci okamih v čase. Udalosť môže byť automatická (vytvorenie rezervácie, koniec konania rezervácie a pod.) alebo naviazaná na ručnú zmenu stavu rezervácie v administrácii či mobilnej aplikácii.

• E-mail

  Základný typ vlastnej správy, kedy sa odosiela textová e-mailová správa s vlastným obsahom.

• SMS

  Populárny typ správy, ktorá je síce obmedzená svojou veľkosťou a formátom, ale zase má väčšiu istotu doručenia.

• Webhook

  Technické riešenie na notifikáciu externého systému o tom, že nastala nejaká udalosť. Typicky pre rôzne automatizácie.

• Mobilná aplikácia

  Rýchla možnosť zaslania upozornenia priamo do konkrétnej mobilnej aplikácie reenio.

• Smartemailing

  Ak nestačí jednoduchý textový obsah e-mailovej správy, je možné využiť šablóny a odosielanie pomocou nástroja Smartemailing.

Na rozdiel od systémových notifikácií, ktoré majú pevne daný obsah a štruktúru, pri vlastných správach si sami určujete obsah a účel použitia – typicky ide o poďakovanie či prosbu o spätnú väzbu po skončení termínu, upomienku pred blížiacim sa termínom, marketingovú ponuku, inštrukcie k rezervácii, prianie k narodeninám či meninám (aj s darčekovým poukazom) alebo pripomenutie sa zákazníkovi, ktorý sa dlho nerezervoval.

Obsah vlastných správ môže obsahovať aj tzv. zástupné premenné, ktoré sa pri samotnom odoslaní správy nahradia zodpovedajúcou hodnotou, napr. menom zákazníka, časom začiatku rezervácie. Vlastné správy sa k termínom priraďujú cez skupiny správ, takže nie je potrebné nastavovať pravidlá pre každý termín zvlášť a zároveň sa zachováva flexibilita pre rôzne situácie a potreby.

Špecialitou niektorých typov správ a konkrétnych udalostí je možnosť doplniť vlastnú správu o dynamické prvky – dotazník spokojnosti alebo vygenerovaný kód poukazu. Tu je len na vás, ako tieto možnosti zaintegrujete do svojich marketingových aktivít a činností.

Synchronizácia kalendára umožňuje prepojiť systém reenio s externým kalendárom. Typické je prepojenie s Google Kalendárom a nastavuje sa jednoducho cez prihlásenie vaším Google účtom a povolením prístupu.

Vytvorené rezervácie v systéme reenio sa objavia vo vašom kalendári, ale naopak rezervácie z vašich udalostí v Google kalendári nevznikajú (rezervačný proces je natoľko komplexný, že udalosť v kalendári nestačí). Opačným smerom, teda z Google Kalendára do systému reenio, teda možno synchronizovať iba obmedzene – udalosti môžu byť synchronizované ako blokácie času, takže na daný dátum a čas už nepôjde vytvoriť ďalšiu novú rezerváciu.