rezervačný systém pre samoobslužné posilňovne

Rezervácie v systéme reenio môžete prepojiť priamo s podporovanými inteligentnými zámkami a automaticky tak riadiť prístup zákazníkov.

Podporované sú zámky Igloohome (možná aj offline prevádzka vďaka technológii algoPIN), Nuki a systém Unifi Access od Ubiquiti. Každý z nich má svoje špecifiká a je ideálnym riešením pre rôzne typy prevádzky a scenáre fungovania.

• Igloohome

  Nielen online prevádzka pomocou internetovej brány, ale aj štandardný offline režim pomocou algoritmu algoPIN.

• Nuki

  Známa a overená značka inteligentných zámkov s online cloudovým riešením.

• Unifi Access

  Profesionálne riešenie pre náročné prevádzky umožňujúce plnohodnotné riadenie prístupov a napojenie napr. na kamerový systém.

Celý proces môže fungovať podľa konkrétneho nastavenia, ale typicky sa napr. 1 hodinu pred konaním rezervácie, ktorá musí byť uhradená, automaticky vygeneruje a zákazníkovi zašle PIN kód platný len pre neho a počas jeho rezervácie. Pri Igloohome existuje možnosť, že zámok nemusí byť pripojený k internetu a napriek tomu zákazník dostane unikátny PIN kód. Online prepojenie však ponúka väčšiu flexibilitu a kontrolu nad prístupmi.

Na využívanie tejto integrácie potrebujete mať v administrácii aktívnu funkciu REENIO Connect a možnosť používať Vlastné správy, cez ktoré prebieha samotná automatizácia. Unikátny PIN kód je potom zákazníkovi zasielaný pomocou e-mailovej správy alebo SMS.

Nechajte zákazníkov zaplatiť za rezerváciu alebo vstupenky hneď online, ešte pred poskytnutím služby – rýchlejšie, pohodlnejšie a s istotou, že rezervácia bude uhradená, a teda využitá.

Systém reenio umožňuje vyžadovať platbu vopred ako súčasť rezervačného procesu, takže zákazník má platnú rezerváciu až po zaplatení. Sami si nastavíte, či je online platba povinná, alebo necháte na rozhodnutí zákazníka zaplatiť až na mieste. Pri povinnej platbe je možné určiť lehotu, dokedy musí byť nová rezervácia uhradená, inak je automaticky stornovaná a miesto sa uvoľní pre ďalšieho zákazníka.

V rámci online platieb je možné vybrať si z viacerých podporovaných platobných brán. Rezervačný systém potom zabezpečí technické prepojenie a komunikáciu s vybranou platobnou bránou, ale všetky obchodné a formálne záležitosti riešite priamo s poskytovateľom platobnej brány – prijaté peniaze máte priamo pod svojou kontrolou a na svojom vlastnom obchodnom účte.

• GoPay

  Online platobná brána ponúkajúca širokú paletu platobných metód od platby kartou až po rýchle bankové prevody, Apple Pay či Google Pay.

• Comgate

  Ďalšia z českých platobných brán pôsobiacich aj v ďalších európskych krajinách. Platobné metódy sú rôzne a pokrývajú bežné potreby.

• Stripe

  Globálna platobná brána, ktorá je čoraz populárnejšia. Ponúka rýchlu integráciu a schválenie, takže platby je možné začať prijímať v priebehu pár minút.

• Platba prevodom

  Špeciálny typ platobnej metódy, kedy rezervačný systém sám dokáže generovať QR kód na platbu a následne automatizovane overovať a párovať prijaté platby.

Po úspešnej platbe systém automaticky označí rezerváciu ako uhradenú a zákazníkovi vygeneruje a odošle doklad o platbe. Systém reenio ponúka širokú množinu možností a funkcií, ako s platbami pracovať, vrátane exportov, refundácií a pod. Treba však brať do úvahy, že reenio samo o sebe nie je účtovným systémom.

Ak ponúkate služby v režime pravidelných časových intervalov (60 minút, 90 minút atď.), tak toto je ideálny typ termínu, ktorý ponúkne jednoduchú a prehľadnú rezerváciu.

Typ termínu Interval umožňuje definovať časový rozsah v rámci jedného dňa a ten rozdeliť na menšie pravidelné úseky. Zákazník si na rezervačnej stránke volí tieto konkrétne časové úseky, ktoré na seba môžu aj nadväzovať a tým si predĺži svoju rezerváciu podľa definovaných pravidiel.

Tento typ termínu sa typicky hodí pre športoviská a športové areály, poradenské a konzultačné služby, wellness alebo saunu.

Ponúknite verným zákazníkom výhodnejší a pohodlnejší spôsob platby za opakované návštevy – permanentku na určitý počet vstupov alebo v určitej hodnote, alebo dobíjací zákaznícky kredit.

Systém reenio ponúka niekoľko spôsobov, ako zákazníkom umožniť platiť za rezervácie na základe skôr predplatenej hodnoty namiesto jednotlivých priamych platieb.

Permanentky fungujú ako špeciálny typ poukazu s nastaveným počtom vstupov alebo s postupne čerpanou sumou (kreditová permanentka). Aplikácia kódu permanentky potom zodpovedajúcim spôsobom upraví cenu rezervácie, a to odpočítaním definovanej sumy alebo zľavou pokojne 100 %. Tieto kódy nemusia byť viazané na konkrétny registrovaný účet zákazníka, takže sa dajú ľahko a flexibilne používať. Dá sa ich tiež obmedziť na konkrétne termíny, takže jasne určíte, na ktoré ponúkané aktivity permanentku použiť možno, a na ktoré nie.

Zákaznícky kredit naproti tomu funguje ako virtuálna peňaženka naviazaná na registrovaný a prihlásený zákaznícky účet. Zákazník si kredit môže sám dobiť online cez platobnú bránu (aj s prípadným bonusom), alebo mu ho dobijete ručne v administrácii, napríklad pri platbe na recepcii v hotovosti. Kreditová peňaženka môže mať z princípu tiež nastavenú expiráciu.

Obe riešenia možno efektívne využívať v spojení s online platbami, kedy celý proces obstarania permanentky či kreditov môže byť plne automatizovaný. Možnosti sú široké a vždy záleží na konkrétnom nastavení a premyslení fungovania, ako a podľa akých pravidiel budú tieto prozákaznícke nástroje fungovať v konkrétnom type podnikania.

Rezervačný systém vie automaticky informovať zákazníkov, ale aj správcov a zamestnancov, o dianí okolo rezervácií – odosielanie systémových upozornení si nastavíte podľa svojich potrieb a spôsobu fungovania.

Systémové upozornenia sú automatické e-maily a SMS správy, ktoré systém odosiela v mene vašej rezervačnej stránky bez akéhokoľvek ďalšieho zásahu z vašej strany. Patrí sem potvrdenie úspešnej rezervácie, potvrdenie zrušenia, potvrdenie platby, schválenie rezervácie, PDF s rezervačnými kódmi, upozornenie na blížiaci sa termín konania a ďalšie.

V nastavení si pri jednotlivých typoch udalostí určíte, akým kanálom sa majú posielať – e-mailom, SMS, alebo oboma – a prípadne aj s akým predstihom. Napríklad upozornenie na blížiace sa konanie môže odísť 24 hodín a zároveň 3 hodiny vopred. Odoslanie samozrejme predpokladá, že máte k dispozícii zodpovedajúce kontaktné údaje zákazníka.

• Pre zákazníkov

  Všetka komunikácia a informácie smerom od systému k zákazníkovi, vrát. pripomenutia, aby rezervácia zbytočne neprepadla.

• Pre správcov

  Na zabezpečenie základného prehľadu o dianí v systéme bez potreby jeho neustálej kontroly a prihlasovania sa do administrácie.

• Pre zamestnancov

  Ideálne, pokiaľ je potrebné upozorniť konkrétneho zamestnanca, že na jeho služby vznikla rezervácia a musí s tým počítať.

Na rozdiel od vlastných správ ide v tomto prípade o správy s pevne daným obsahom zohľadňujúcim informácie o rezervácii – ich obsah či podobu nemožno voľne upravovať, len nastaviť, kedy a komu sa majú posielať.

Prepojte rezervačný systém s ďalšími aplikáciami, inteligentnými zariadeniami alebo automatizačnými procesmi podľa vlastných potrieb, a to pomocou API (Application Programming Interface).

Možnosť využívať API rozhranie prináša úplne nový pohľad na to, ako je možné pracovať s dátami, ktoré spravuje a poskytuje rezervačný systém. Vďaka dotazom pomocou technológie HTTP je možné získavať konkrétne dáta o rezerváciách, prehľady zákazníkov, účtovné doklady, číselníky a pod.

Ďalším dôležitým prvkom sú v tomto ohľade aj tzv. Webhooky. Ide o notifikácie, ktoré vedia na základe vzniknutej udalosti upozorniť akýkoľvek externý systém, že vznikla nová rezervácia, že bola prijatá platba a pod. Kombináciou notifikácie pomocou Webhooku a následného získania dát pomocou API tak môže vzniknúť komplexná implementácia vlastnej logiky spracovania dát.

Ak teda potrebujete vytvárať vlastné štatistické prehľady, ovládať osvetlenie v hale vo väzbe na prebiehajúce rezervácie, zapnúť ohrev sauny, komunikovať s inteligentným zámkom atď., potom využitie API, ktoré rezervačný systém ponúka, je nevyhnutnosť. Typickým využitím je aj priame napojenie na automatizačné služby ako Make alebo Home Assistant. Aké dáta a metódy API poskytuje (z väčšej časti ide o prístup k dátam), je podrobne popísané v dokumentácii.

Automatizujte komunikáciu so zákazníkmi presne podľa svojich potrieb – od upomienok cez dotazníky spokojnosti až po marketingové ponuky, a to formou e-mailov či SMS správ. Možnosti vlastných správ sú však oveľa širšie. Pomocou vlastných správ je možné notifikovať externý systém či zariadenie alebo informovať správcu či zamestnancov.

Vlastné správy umožňujú nastaviť odosielanie správ naviazaných na konkrétnu udalosť v rezervačnom procese a zodpovedajúci okamih v čase. Udalosť môže byť automatická (vytvorenie rezervácie, koniec konania rezervácie a pod.) alebo naviazaná na ručnú zmenu stavu rezervácie v administrácii či mobilnej aplikácii.

• E-mail

  Základný typ vlastnej správy, kedy sa odosiela textová e-mailová správa s vlastným obsahom.

• SMS

  Populárny typ správy, ktorá je síce obmedzená svojou veľkosťou a formátom, ale zase má väčšiu istotu doručenia.

• Webhook

  Technické riešenie na notifikáciu externého systému o tom, že nastala nejaká udalosť. Typicky pre rôzne automatizácie.

• Mobilná aplikácia

  Rýchla možnosť zaslania upozornenia priamo do konkrétnej mobilnej aplikácie reenio.

• Smartemailing

  Ak nestačí jednoduchý textový obsah e-mailovej správy, je možné využiť šablóny a odosielanie pomocou nástroja Smartemailing.

Na rozdiel od systémových notifikácií, ktoré majú pevne daný obsah a štruktúru, pri vlastných správach si sami určujete obsah a účel použitia – typicky ide o poďakovanie či prosbu o spätnú väzbu po skončení termínu, upomienku pred blížiacim sa termínom, marketingovú ponuku, inštrukcie k rezervácii, prianie k narodeninám či meninám (aj s darčekovým poukazom) alebo pripomenutie sa zákazníkovi, ktorý sa dlho nerezervoval.

Obsah vlastných správ môže obsahovať aj tzv. zástupné premenné, ktoré sa pri samotnom odoslaní správy nahradia zodpovedajúcou hodnotou, napr. menom zákazníka, časom začiatku rezervácie. Vlastné správy sa k termínom priraďujú cez skupiny správ, takže nie je potrebné nastavovať pravidlá pre každý termín zvlášť a zároveň sa zachováva flexibilita pre rôzne situácie a potreby.

Špecialitou niektorých typov správ a konkrétnych udalostí je možnosť doplniť vlastnú správu o dynamické prvky – dotazník spokojnosti alebo vygenerovaný kód poukazu. Tu je len na vás, ako tieto možnosti zaintegrujete do svojich marketingových aktivít a činností.

Veďte si prehľadnú databázu zákazníkov s históriou rezervácií a celým radom nadväzujúcich nástrojov. Systém reenio automaticky vytvára databázu zákazníkov na základe uskutočnených rezervácií alebo priamo registrácie. Registrovaný zákazník získava možnosť prihlásenia a správy svojich rezervácií priamo v prostredí rezervačnej stránky. Ak sa využíva zákaznícky kredit, potom v rámci svojho účtu vidí zostatok a môže si ho online dobíjať.

Rezerváciu možno podľa nastavenia umožniť aj bez registrácie, len zadaním e-mailu či telefónneho čísla, čo je vhodné najmä tam, kde sa nepredpokladá pravidelné a časté využívanie rezervačného systému jedným konkrétnym zákazníkom.

Kvalitne vedená a rozsiahla databáza zákazníkov je dôležitým marketingovým nástrojom. Systém ponúka možnosť hromadného rozosielania e-mailových alebo SMS správ, čo je vhodné na oslovenie zákazníkov s novou ponukou, zľavovou akciou, ale aj prevádzkovými informáciami či v rámci krízového manažmentu.

Súčasťou databázy zákazníkov sú samozrejme osobné údaje, čo dnes vyžaduje určitý režim práce s nimi a tiež ich ochrany. Rezervačný systém umožňuje nastaviť automatické mazanie osobných údajov po uplynutí zvolenej doby a eviduje aj žiadosti zákazníkov o výmaz údajov. Toto tak uľahčuje plnenie požiadaviek GDPR vo väzbe na pravidlá definované v rámci konkrétneho podnikania.

Ak potrebujete zákaznícku databázu importovať z iného systému alebo ručne spravovanej tabuľky, nie je to žiadny problém – existujúci zoznam zákazníkov možno do systému reenio jednoducho a inteligentne naimportovať.

Zistite o zákazníkoch všetko potrebné už pri rezervácii – rozšírte štandardný formulár o vlastné polia a prispôsobte formulár konkrétnemu termínu i typu služby.

Vlastné rezervačné formuláre umožňujú doplniť štandardný rezervačný formulár (meno, e-mail, telefón) o ľubovoľné ďalšie polia podľa potrieb vášho podnikania – od zaškrtávacích políčok cez výber z možností, zadávanie textu až po nahranie súboru (napr. fotka zákazníka alebo scan potvrdenia). Možné je aj zadávanie špecializovaných údajov, kedy sa systém postará o kontrolu ich správneho formátu.

Jednotlivé vlastné polia je možné vyžadovať ako povinné alebo ich zobrazovať až na základe rezervovanej kapacity či skôr zvolenej hodnoty. Špeciálnu skupinu potom tvoria formulárové polia, ktoré ovplyvňujú cenu rezervácie – typicky je tak jednoduché riešiť napr. príplatok za zapožičanie vybavenia, zľavu pre členov alebo úpravu ceny pri nadštandardnom rozsahu poskytnutej služby.

Formulár možno priradiť jednotlivému termínu, alebo nastaviť globálne tak, aby platil automaticky pre všetky termíny na rezervačnej stránke. Práca s vlastnými formulármi je teda veľmi jednoduchá a zároveň ponúka veľmi široké možnosti využitia.

Dáta zadané v rámci vlastného rezervačného formulára sa ukladajú ako súčasť konkrétnej rezervácie a možno ich tiež zahrnúť do exportu do Excelu a ďalej s nimi podľa potreby pracovať.